12 conseils pour démarrer une réunion réussie

Par l’équipe éditoriale d’Indeed

5 décembre 2021

Les réunions permettent une discussion et une collaboration en face à face et sont un outil important sur le lieu de travail pour échanger des idées, résoudre des problèmes, identifier et évaluer des objectifs, réfléchir à de nouvelles opportunités ou prendre des décisions. Comprendre comment planifier et organiser des réunions efficaces et bien ciblées peut aider les individus et les entreprises à atteindre leurs objectifs ou à économiser du temps et de l’argent et à améliorer les opérations en améliorant le moral et les performances des employés, en établissant des attentes bien définies et en stimulant une communication et des informations précieuses.

Dans cet article, nous fournissons des conseils sur la façon de démarrer une réunion qui engagera les participants et conduira à une productivité accrue et aux résultats souhaités sur le lieu de travail.

Pourquoi les entreprises organisent-elles des réunions ?

Lorsqu’elles sont bien faites, les réunions peuvent servir à établir et à renforcer les relations entre les membres de l’équipe, à partager des informations et à recevoir des commentaires, à réfléchir à des solutions et à résoudre des problèmes et à inviter à participer à de nouveaux projets ou à la formation d’idées. Pour qu’une réunion soit plus efficace, il est important d’avoir un objectif clair au début de la réunion et de transmettre systématiquement ce message et de travailler vers cet objectif tout au long des discussions.

Les réunions contribuent à créer une atmosphère de confiance et d’inclusion. Il est important que les employés soient entendus et aient la possibilité de donner leur avis et de recevoir des commentaires constructifs pour favoriser le succès actuel et futur d’une entreprise.

Lié: Conseils de réunion pour vous permettre de travailler plus efficacement

12 conseils pour démarrer une réunion

Le simple fait de démarrer une réunion plutôt que de bien démarrer une réunion peut faire une différence significative dans le résultat. Voici quelques conseils que vous pouvez utiliser pour organiser efficacement des réunions :

1. Commencez à l’heure

Faites savoir à vos employés que vous appréciez leur temps et leurs efforts en commençant les réunions à l’heure. Pour que la réunion se déroule efficacement, réservez des moments prédéterminés pour les pauses, les questions ou les commentaires spécifiques. Limitez également les réponses à un nombre de minutes défini pour éviter les distractions et permettre à chacun de partager le cas échéant.

2. Avoir un objectif clair

Les réunions doivent avoir un objectif clair. Avant de commencer une réunion, il est utile de déterminer pourquoi tout le monde est présent et en quoi les informations présentées sont pertinentes et percutantes pour eux. Il est important de dire à vos participants comment la réunion leur profite spécifiquement.

Voici quelques éléments importants à prendre en compte lors du démarrage d’une réunion pour vous assurer de rester sur le point :

  • Informer: Dites tout de suite à vos participants quel est le but de la réunion. Utilisez des déclarations directes, y compris, « Le but de cette réunion est… » et « Tu partiras aujourd’hui en sachant… »

  • Exciter: C’est ici que vous clarifierez ce qui est important au sujet de la réunion pour vos participants. Pour mettre en œuvre ce point efficacement et garder l’attention de votre public, essayez de faire preuve d’empathie avec votre équipe ou faites-le parler d’eux. Par exemple, vous pourriez dire, « Nous avons écouté vos préoccupations concernant ce problème particulier, et nous avons décidé de vous aider au mieux en… »

  • Habiliter: Pour mieux accueillir les commentaires de vos participants, il est important qu’ils sentent qu’ils ont vraiment le pouvoir de s’exprimer et que vous êtes ouvert à l’écoute. Soyez direct sur le niveau de contribution attendu de leur part et faites-leur savoir que vous souhaitez activement avoir de leurs nouvelles. Soyez honnête quant au poids de leurs pensées et de leurs idées dans le résultat final.

  • Impliquer: Plus vous initiez l’implication rapidement, plus vos participants resteront engagés tout au long de la réunion. Envisagez de commencer par un brise-glace ou une question qui nécessite une réponse de la plupart ou de tous dans la salle. Si vous pouvez lister visuellement leurs réponses, il est utile de le faire pour qu’ils puissent non seulement entendre mais aussi voir leur contribution à la discussion.

Lié: Comment se préparer à une réunion d’affaires

3. Rendez votre ouverture forte

Votre ouverture donne le ton à toute la réunion. Vous voulez que tout le monde soit d’accord avec vous et le but de la réunion dès le début, il est donc important d’ouvrir fort. Pour ce faire, vous devez vous préparer. Prenez le temps de réfléchir à des idées pour attirer l’attention de votre public avant de présenter les problèmes à résoudre. Les réunions qui se déroulent régulièrement avec une grande énergie maintiennent les gens engagés.

Faites une bonne première impression en appliquant les conseils suivants :

  • Répétez ce que vous allez dire.

  • Assurez-vous d’avoir tout le matériel nécessaire avant le début de la réunion.

  • Fournissez des visuels ou des exemples chaque fois que possible.

  • Anticipez les questions et soyez prêt à donner des réponses complètes ou ayez des plans prêts à trouver des réponses.

  • Soyez confiant, sachez ce que vous allez dire et soyez bien informé sur les sujets.

  • Concentrez-vous sur la valeur que vous ajoutez à votre public.

  • Entretenez une atmosphère positive et inclusive dès le début.

  • Filtrez toute information inutile ou gênante.

4. Définissez les attentes

Il est important d’énoncer clairement les règles au début de la réunion, comme limiter les interruptions lorsque d’autres personnes partagent. À ce stade, vous pouvez également faire savoir aux gens le niveau de contribution dont vous avez besoin de leur part et à quoi cela pourrait ressembler dans les étapes de remue-méninges, de prise de décision finale ou de mise en œuvre. L’idée n’est pas de décourager la contribution, mais plutôt de la concentrer pour qu’elle soit pertinente et utile. Demandez à chacun de partager des commentaires variés liés à un sujet ou à un problème afin que vous puissiez acquérir une gamme d’idées et de solutions.

Lié: 11 règles d’étiquette de réunion

5. Déterminez si vous avez besoin de mises à jour de statut

Évaluez la valeur réelle des mises à jour de statut lors des réunions et si elles sont pertinentes pour tous les participants à la réunion. À moins qu’ils ne visent directement les points à l’ordre du jour actuels, vous pouvez probablement planifier des entretiens individuels pour discuter de ces informations en privé ou avec uniquement les employés concernés par les résultats.

6. Soyez créatif

Essayez quelque chose de nouveau pour éviter que les réunions ne deviennent routinières, pour améliorer les relations et susciter l’enthousiasme. Vous êtes responsable, alors faites preuve de créativité et faites quelque chose d’inattendu.

Voici quelques idées pour organiser une réunion non routinière :

  • Amenez la réunion à un autre endroit (par exemple, un café local)

  • Commencez par un exercice de renforcement d’équipe (par exemple, jouer à un jeu ou résoudre une énigme)

  • Faire bouger les gens (par exemple, faire une promenade)

7. Apprenez à connaître l’équipe

Si le groupe est suffisamment petit, vous pouvez commencer par les présentations. Après s’être présenté, demandez à chacun de dire une chose qu’il a faite pendant le week-end ou de partager le nom de son animal de compagnie. Vous pouvez également le rendre lié au travail en demandant sur quoi tout le monde travaille ou ce qu’ils ont appris au cours de la semaine écoulée. Demandez-leur s’ils ont des idées sur la façon dont ils peuvent faire certains processus différemment en fonction des travaux récents. Rendez-le aussi interactif que possible et observez comment votre équipe est mise au défi et les idées et contributions circulent.

8. Rendez-le personnel

Les gens aiment entendre leurs noms, surtout lorsqu’ils reçoivent des distinctions. Tout le monde veut être apprécié ou savoir que ses efforts sont reconnus. Commencez une réunion en appelant les succès récents de vos employés. Vous pouvez féliciter les réalisations de divers projets, ou même simplement souligner l’attitude de quelqu’un tout au long de sa journée de travail.

Quelle que soit la façon dont vous décidez d’offrir des éloges, ce faisant, vous créez un moral élevé des employés et encouragez un lieu de travail plus édifiant tout en attirant instantanément l’attention. De plus, vous générez de la fidélité, car les gens seront plus disposés à venir et à participer aux futures réunions en sachant qu’ils recevront un coup de pouce personnel.

9. Encouragez un environnement positif

Vous pouvez transmettre la positivité aux autres. Commencer la réunion sur une note positive garantira que l’optimisme dure tout au long de la réunion. Le ton que vous adoptez peut également définir une attente pour toutes les réunions futures. La positivité peut aider à créer de l’enthousiasme au sein de votre équipe lors des réunions en général.

10. Racontez des histoires

Essayez de raconter une histoire édifiante. Les histoires peuvent entraîner une forte réaction psychologique ou émotionnelle chez vos auditeurs ainsi qu’une activation du côté créatif de leur cerveau. Raconter une histoire peut également fournir une véritable connexion avec votre public en transmettant votre authenticité et votre capacité à vous relier. Non seulement une histoire peut renforcer le sujet, mais elle peut également déclencher des expériences positives passées qui incitent les gens à de nouvelles actions.

11. Soyez direct

Il faut parfois annoncer une mauvaise nouvelle, mais il vaut mieux le faire rapidement tout en étant le plus transparent possible pour éviter toute confusion. Vous pouvez pratiquer l’empathie, la compréhension et la positivité tout en couvrant directement les informations ou les problèmes. Vos employés veulent faire confiance à leur direction, et plus vite vous allez droit au but, plus vous pouvez répondre à des questions et à des préoccupations.

12. Soyez inspirant

En fin de compte, les réunions visent à amener les gens et les entreprises vers l’amélioration. Pour le faire efficacement, la réunion doit être inspirante. Amenez votre équipe à penser différemment à de nouvelles idées qui les passionnent et les appellent à l’action. Cela rendra non seulement les réunions plus agréables mais aussi plus productives.

Similaire  FAQ : combien gagne un mycologue ? (Plus comment en faire plus)