7 façons de simplifier la gestion de projet dans les projets de travail d’équipe

Pour gérer une pile de projets surchargée avec le moins de tracas, vous ne pouvez pas faire beaucoup mieux que Teamwork Projects (Visitez le site sur Teamwork), l’un de nos choix d’éditeurs pour les solutions logicielles de gestion de projet. Doté d’une interface utilisateur (UI) moderne et intuitive et d’un ensemble de fonctionnalités présentant les fonctionnalités les plus simples et les plus conviviales à l’avance, Teamwork Projects est une option simple pour maintenir les projets organisés et les équipes concentrées sur les tâches.

Parce que Teamwork Projects a une si grande fonctionnalité prête à l’emploi, les entreprises peuvent ne pas se rendre compte qu’il existe une multitude de fonctionnalités et d’intégrations utiles sous la surface pour personnaliser et simplifier davantage l’expérience de gestion de projet. Les sept conseils suivants peuvent aider votre équipe à se concentrer sur la réalisation de projets et à maximiser la productivité sur ordinateur et sur mobile.

1. Adoptez des modèles
Pour vous aider à gagner du temps sur les tâches répétitives et les projets similaires, Teamwork Projects vous permet d’enregistrer n’importe quel projet en tant que modèle. Pour copier un projet et le désigner comme modèle, cliquez sur le bouton Options sur la page de présentation de n’importe quel projet et sélectionnez « copier/déplacer ce projet ». À partir de là, vous pouvez renommer le projet en un type particulier de modèle ou modifier la date de début et mettre à jour des éléments individuels pour transformer ce cadre de projet directement en votre prochain projet.

Vous pouvez également enregistrer une liste de tâches en tant que modèle. Dans n’importe quelle liste de tâches dans Teamwork Projects, vous pouvez cliquer sur les options et sélectionner Modèles pour enregistrer cette liste de tâches en tant que modèle (avec toutes les notes sur le cas d’utilisation de la liste). Lors de la création du modèle de liste de tâches, vous pouvez également indiquer si vous souhaitez inclure les tâches terminées et décider s’il doit s’agir d’un modèle public ou d’un modèle privé uniquement pour votre entreprise. Pour ajouter cette liste de tâches à un projet nouveau ou existant, sélectionnez Nouvelle liste de tâches et cliquez sur l’onglet Avancé pour afficher les modèles disponibles.

2. Étiquetez tout
Une autre façon pour Teamwork Projects de garder les choses organisées est de vous donner la possibilité d’étiqueter chaque aspect d’un projet. Teamwork a récemment introduit une nouvelle fonctionnalité appelée Task Tags, accessible via une icône de balise à l’extrême droite de tout projet dans une liste. Cela affiche une liste codée par couleur des balises disponibles, y compris Approuvé, Refusé, Facturé, Pour examen ou En attente. Vous pouvez également ajouter des balises de tâche personnalisées, étiqueter un projet avec plusieurs balises ou fusionner des balises. La fonctionnalité comprend également un paramètre administratif pour indiquer si seuls les administrateurs ou tous les membres de l’équipe peuvent créer des balises.

Similaire  Examen des projets faciles | PCMag

Les tâches ne sont pas le seul élément de projet que Teamwork Projects vous permet de baliser. La plate-forme comprend également des options pour baliser des fichiers, des liens, des messages, des jalons, des blocs-notes ou des projets eux-mêmes. Le balisage fonctionne de la même manière : survolez simplement un fichier, un jalon ou un projet donné, sélectionnez l’icône de balise et choisissez une balise existante ou créez-en une nouvelle.

3. Faites taire le bruit
Pour un projet particulièrement chargé, peut-être un projet dans lequel plusieurs équipes s’interfacent et où il y a toujours une rafale de messages et de nouvelles mises à jour, les utilisateurs peuvent vouloir désactiver les notifications afin de désencombrer leurs boîtes de réception. Pour désactiver des types spécifiques de notifications de projet, sélectionnez Modifier mes détails sous votre profil, et sous Préférences, désactivez le paramètre pour recevoir des e-mails de fin de tâche, des e-mails de mise à jour de statut, des e-mails « ajouté en tant que suiveur », etc. Vous pouvez également désactiver les notifications. pour vous-même uniquement sur un projet particulier en accédant à l’onglet Personnes du projet et en sélectionnant l’icône de messagerie à côté de votre nom. Lorsqu’il devient rouge, vous ne recevrez plus de notifications pour ce projet.

Le travail d’équipe a également introduit l’année dernière une nouvelle fonctionnalité appelée Filtre, qui peut aider à désencombrer un tableau de bord de projet, de tâche ou de jalon en plus des notifications. En saisissant un mot-clé dans la barre de filtre en haut à droite du tableau de bord, la mise en page se remplira alors avec uniquement les résultats contenant ce mot-clé. Les filtres peuvent également rechercher par balises spécifiques, pour afficher les projets à une étape de flux de travail particulière, ou par utilisateur spécifique pour suivre la charge de travail et les progrès actuels d’un membre de l’équipe. La barre de filtre fonctionne également pour les fichiers, les messages et les blocs-notes.

Similaire  LiquidPlanner contre Trello : 2 applications de gestion de projet les mieux notées s'affrontent

4. Prenez les raccourcis
Teamwork Projects comprend un certain nombre de raccourcis clavier intégrés pour gagner du temps sur les actions courantes. Certains des plus utiles sont :

  • [E] Modifie la tâche en cours sur laquelle la souris survole.
  • [T] Enregistre un horodatage sur la tâche en cours sur laquelle la souris est passée.
  • [S] Démarre un minuteur sur la tâche en cours.
  • [F] Attache rapidement des fichiers à la tâche terminée par la souris.
  • [R] Crée rapidement un rappel pour la tâche.
  • [Esc] Ferme/annule toute boîte de dialogue ouverte.
  • [G] Ouvre le diagramme de Gantt dans l’onglet des tâches du projet.
  • [F] Concentre la zone de recherche pour une entrée de recherche immédiate.
  • [Q] Ouvre le menu « Ajout rapide » en haut à gauche.
  • [S] Ouvre le menu « Changer de projet ».
  • Il existe de nombreux autres raccourcis dans la base de connaissances Teamwork Projects.

5. Impliquez le service d’assistance
Teamwork Projects s’intègre à la solution de service d’assistance Teamwork Desk (Visit Site at Teamwork) de l’entreprise, qui vous permet d’ajouter des tâches de bureau dans Projects. Pour activer l’intégration depuis Teamwork Desk, accédez aux Paramètres depuis le tableau de bord principal. Choisissez Ajouter une tâche pour sélectionner un projet et une liste de tâches directement à partir des projets de travail en équipe ; il apparaîtra alors marqué d’une icône Teamwork Desk. Une fois activé, les utilisateurs de Teamwork peuvent tirer parti des fonctionnalités de Desk telles que la Smart Inbox pour transformer les problèmes des clients en tickets, qui peuvent ensuite être transformés en projets et complétés dans Teamwork Projects.

6. Profitez des applications mobiles
L’un des principaux axes de développement de Teamwork Projects au cours des deux dernières années a été ses applications Android et iOS. Le résultat est une très bonne expérience d’application couvrant les projets de travail d’équipe et certaines fonctionnalités de Teamwork Desk et Teamwork Chat. Les applications Android et iOS sont utiles pour démarrer ou enregistrer la progression des principaux composants de Teamwork Projects, et la société a récemment mis en place un bouton d’ajout rapide pour l’application iOS afin d’ajouter une tâche, un événement, un jalon, d’écrire un message, d’enregistrer l’heure ou de télécharger un fichier. Vous pouvez également gérer les membres de l’équipe et les statuts d’un projet, et démarrer une conversation directement dans l’application avec un autre utilisateur. Lors de la création d’une tâche, vous pouvez toujours vous l’attribuer rapidement en glissant vers la droite. Assurez-vous cependant de configurer les notifications, à la fois dans l’application elle-même pour des projets spécifiques et dans les paramètres de votre smartphone (pour vous assurer que vous ne recevez que les notifications push que vous souhaitez).

Similaire  Examen du projet Microsoft

7. Accrochez les extensions et les intégrations
Teamwork a ajouté un tas d’intégrations et d’extensions utiles pour améliorer les capacités de gestion de projet sur mobile et simplifier les choses sur le bureau. L’extension de partage mobile pour les applications Android et iOS de Teamwork Projects permet aux utilisateurs de partager des images, des fichiers PDF ou tout autre type de fichier sur un compte Teamwork Projects d’un simple glissement et d’un téléchargement rapide. Il existe également une intégration iPhone appelée Aujourd’hui, qui permet aux utilisateurs de gérer des tâches ou du temps à partir de l’onglet Aujourd’hui sur l’écran de verrouillage de l’iPhone.

Utilisez l’extension de navigateur Google Chrome pour ajouter des tâches, créer des projets, consigner l’heure et plusieurs autres options directement à partir du navigateur, sans que l’utilisateur n’ait à ouvrir les projets de travail en équipe. Ajoutez Teamwork Projects for Chrome à partir du Chrome Web Store pour installer l’extension et, une fois connecté, l’extension ouvre une fenêtre contextuelle pour ajouter un nouveau projet, une nouvelle tâche, etc. Lors de la création d’un nouvel élément, le navigateur vous permet de définir utilisateurs, le type de notifications et la priorité à laquelle définir une tâche donnée. Teamwork propose également une longue liste d’autres intégrations tierces, notamment Xero (Visit Site at Teamwork) et Zendesk (Visit Site at Teamwork).

Recevez nos meilleures histoires !

S’inscrire pour Quoi de neuf maintenant pour recevoir nos meilleures histoires dans votre boîte de réception tous les matins.

Cette newsletter peut contenir des publicités, des offres ou des liens d’affiliation. L’abonnement à une newsletter indique votre consentement à nos conditions d’utilisation et à notre politique de confidentialité. Vous pouvez vous désabonner des newsletters à tout moment.