7 raisons pour lesquelles votre petite entreprise devrait investir dans la gestion de documents

Selon l’Association for Information and Image Management International, la gestion de documents est :

« L’utilisation d’un système informatique et de logiciels pour stocker, gérer et suivre des documents électroniques et des images électroniques d’informations sur papier capturées à l’aide d’un scanner de documents. »

En bref, la gestion des documents est une méthode numérique de numérisation, de stockage et de suivi de tous les documents commerciaux nécessaires. Cela inclut des éléments tels que votre plan d’affaires, vos déclarations de profits et pertes, vos documents fiscaux, la documentation d’intégration, les directives de la marque et tout ce qui est nécessaire au fonctionnement de votre entreprise. Même des choses simples comme les notes de réunion et les e-mails peuvent relever de cette procédure.

Pourquoi la gestion des documents est-elle importante pour les petites entreprises ?

Une gestion de documents réussie présente un large éventail d’avantages pour les entreprises, grandes et petites. Un processus de documentation fluide peut réduire les goulots d’étranglement de la productivité, tenir toute votre équipe informée et faciliter la recherche d’informations importantes.

Désormais, être en mesure de suivre et d’organiser vos documents internes peut venir après coup, par rapport aux besoins immédiats de la gestion quotidienne. Prendre le temps de mettre de l’ordre dans ce type de processus peut sembler fastidieux et inutile. Cependant, s’il est correctement mis en œuvre, il peut vous faire économiser, à vous et à votre entreprise, d’innombrables heures et dollars que vous auriez autrement dépensés pour des tâches improductives.

Examinons de plus près à quel point la gestion efficace des documents est cruciale pour le succès de l’entreprise.

1. Améliorer la répartition du temps

Le temps consacré à la recherche de fichiers peut représenter des heures et des heures chaque semaine si les fichiers ne sont pas gérés correctement.

Ce problème peut être encore plus difficile à résoudre si vous avez un travail à distance ou un modèle commercial hybride. La difficulté à trouver des informations ne peut pas simplement être résolue en demandant à votre collègue qui est assis à côté de vous. Au lieu de cela, il peut y avoir des messages envoyés sur plusieurs plates-formes et des heures passées à attendre pour avoir une réponse sur le simple emplacement d’un document.

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Ce temps perdu pourrait être mieux utilisé pour des tâches qui contribuent réellement à l’entreprise. Et en adoptant une sorte de solution de gestion de documents, vous pouvez aider votre équipe à éviter facilement cet écueil.

2. Capacité à indexer le contenu

Les systèmes de gestion de documents offrent la possibilité d’indexer le contenu. Cela signifie que vous pouvez étiqueter et coder les documents de la manière qui convient le mieux à vos employés et à votre secteur. Il n’y a pas de système défini, vous pouvez donc le modifier à votre guise et l’adapter au besoin.

Par exemple, si un employé recherche des informations, il n’y a pas de mot défini à saisir. Ils peuvent effectuer une recherche par titre, description ou simplement des mots dont ils se souviennent qu’ils se trouvent dans le document ou qu’ils se trouveraient très probablement dans le document, pour un accès plus fluide.

Ainsi, bien que votre documentation soit plus organisée, il n’y a aucune crainte que cela crée un processus de recherche strict. Vos employés peuvent s’en tenir à la méthode qui convient le mieux à leur flux de travail et toujours trouver chaque document aussi simple que le suivant.

3. Capacité à exécuter des rapports

Compiler des informations et générer des rapports est une autre tâche opportune qui peut être complètement rationalisée avec la gestion des documents. Ceci est généralement automatisé au sein du système, ce qui supprime une autre tâche des assiettes de vos employés et supprime la nécessité d’investir dans un autre outil.

Semblable aux éléments supplémentaires des systèmes de gestion de documents, vous pouvez personnaliser les rapports en fonction des besoins de votre entreprise. Que vous ayez besoin de rapports d’inventaire, d’activités de compte ou d’autres rapports opérationnels, tout cela est faisable.

Gardez à l’esprit qu’avant d’acheter un système de gestion de documents, vous devrez revérifier ses fonctionnalités, car tous les systèmes ne sont pas créés égaux. Comme tout produit ou service, il existe des avantages et des inconvénients, ce qui rend chaque plate-forme unique à sa manière et adaptée à différentes entreprises.

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4. Sécurité supplémentaire

Les violations de données sont devenues de plus en plus courantes et doivent être connues de toutes les entreprises et contre lesquelles elles doivent se protéger. Ces violations de données peuvent exposer des documents commerciaux, des informations sur les employés et les clients et, dans l’ensemble, nuire à la survie de l’ensemble de l’entreprise.

Un avantage crucial des systèmes de gestion de documents est que leurs systèmes de stockage sont sécurisés et fiables. C’est sans doute l’une des raisons les plus importantes pour stocker votre documentation de cette manière.

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Toute l’activité de ces systèmes consiste à classer des documents, ce qui signifie qu’ils sont davantage incités à se concentrer sur la sécurité et à protéger les documents contre les pirates. Ils ont souvent de meilleurs contrôles et plus d’argent à investir dans ces mesures de sécurité que votre petite entreprise typique, qui a d’autres priorités.

5. Aide à la confidentialité

Ceci est similaire à la sécurité, sauf qu’il se concentre davantage sur l’interne en s’assurant que tous les membres de l’équipe n’ont pas accès à tous les documents, tels que les contrats, les propositions et les informations confidentielles supplémentaires. Les systèmes de gestion de documents peuvent automatiquement organiser qui a accès à quel fichier en utilisant la technologie, et alternativement, vous pouvez manuellement donner accès et empêcher l’accès à des fichiers spécifiques.

Par exemple, Google Drives vous permet de modifier les paramètres afin que les utilisateurs aient différents niveaux d’accès aux Drive partagés, déterminés par leurs rôles. Du niveau d’accès le plus élevé – le gestionnaire, jusqu’au rôle avec le niveau d’accès le plus bas – le spectateur.

Pour les documents individuels, vous pouvez choisir si toute personne disposant du lien vers le document Google peut accéder au document. Ou bien, vous pouvez choisir qui a accès en invitant individuellement les personnes à accéder au document.

Donner accidentellement aux employés ou aux clients l’accès aux mauvais fichiers peut instantanément provoquer des situations négatives, entraînant inévitablement la perte de clients ou d’employés.

6. Possibilité de réduire et de retirer la redondance des fichiers

La redondance des fichiers est essentiellement la même information stockée à plusieurs endroits, ce qui entraîne soit un accès accidentel aux anciennes versions des fichiers, soit la suppression des mauvais fichiers. Cela peut entraîner la perte de données importantes, la transmission d’informations erronées et la nécessité de répéter le travail, ainsi que la perte de temps nécessaire pour corriger ces erreurs.

Cependant, gardez à l’esprit que la redondance des données peut être intentionnelle et qu’il n’y a pas lieu de s’inquiéter de ce formulaire – la redondance intentionnelle des données est souvent utilisée pour la sauvegarde des données ainsi que pour la sécurité, permettant l’accès à certaines versions de fichiers.

Les systèmes de gestion de documents organisent les fichiers où les données redondantes peuvent être réduites si vous le souhaitez, de sorte que les données stockées sont utiles. Selon le système pour lequel vous optez, vous pourrez peut-être mettre en œuvre un horodatage, un système de notification sur les versions mises à jour ou d’autres techniques. Toutes les techniques ont le même résultat de minimisation des données répétées. Par conséquent, il n’y a pas d’encombrement dont vous avez besoin pour passer au crible ou vous embrouiller.

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7. Disponibilité hors ligne

Alors que Google Docs peut être un point de départ pour la gestion des documents, son plus grand inconvénient est l’impossibilité d’accéder aux fichiers lorsque la connexion Internet est défectueuse ou que vous devez travailler à partir d’un endroit différent où il n’est tout simplement pas possible d’obtenir le WIFI.

Un certain nombre d’autres plates-formes vous donnent toujours accès aux fichiers même en l’absence de connexion Internet. Je sais que cela est utile lorsque l’Internet de mon bureau se déconnecte parfois. Je suis toujours capable de respecter les délais et de travailler, malgré les problèmes. Ou, par exemple, un employé rencontre un client mais est arrivé en avance ou le client est en retard. L’employé est toujours capable de poursuivre ses tâches et le temps n’est pas perdu. Lorsque vous vous reconnectez à Internet, les modifications sont automatiquement synchronisées.

Investir dans la gestion des documents pour la croissance de l’entreprise

Grâce à une gestion stratégique du temps et à l’optimisation de toutes les heures de travail, le temps gagné sur le tri des dossiers peut être affecté à des activités directement lucratives. La diffusion fluide des fichiers en accédant et en partageant facilement les fichiers, quel que soit leur emplacement, aide tous les processus métier, apportant plus d’argent à l’entreprise.

Le montant d’argent que vous gagnez en utilisant ces systèmes dépend du nombre d’employés dans votre entreprise, de l’industrie dans laquelle vous travaillez et du temps que vous passez déjà à rechercher des informations. En règle générale, plus vous gagnez de temps avec ces ajouts, plus votre entreprise rapportera d’argent.

Bien qu’il vous en coûtera d’avance pour acheter le logiciel de gestion de fichiers, les bénéfices globaux augmenteront probablement à long terme. Ainsi, avant d’investir dans un logiciel de gestion de documents, assurez-vous d’effectuer une analyse coûts-avantages et d’examiner attentivement votre budget. Plus que probablement, vous pouvez trouver une solution appropriée dans votre fourchette de prix ou identifier un objectif de revenus où vous pourrez acheter la surface.

AvatarOlivia Fairhurst

Olivia Fairhurst est une ancienne journaliste et maintenant gestionnaire de contenu et propriétaire d’entreprise. Olivia est passionnée d’aider les autres en utilisant ses compétences pour faire passer des messages importants à son public. Elle écrit actuellement sur tout ce qui concerne les affaires pour Franklin Engineering, Doc Smart Solutions et Stack It.