8 façons dont une carte mentale peut désencombrer votre gestion de projet

La gestion de projet traite du chaos organisé. Les chefs de projet sont souvent chargés de coordonner plusieurs équipes, de suivre les flux de travail et de s’assurer que toutes les parties mobiles communiquent et collaborent pour livrer le produit fini attendu à la fois par les dirigeants d’entreprise et les clients.

Dans le même temps, les chefs de projet doivent proposer des solutions créatives pour résoudre des problèmes complexes, tout en respectant le budget. Pour un chef de projet doté d’un cerveau humain normal sans mémoire eidétique ni mémoire parfaite, l’utilisation d’une carte mentale est un excellent moyen de donner un sens à cette avalanche d’informations.

L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet en ligne en temps réel reste le meilleur moyen de suivre toutes les pièces mobiles, mais l’utilisation d’une carte mentale consiste à laisser le chef de projet schématiser l’idée centrale d’un projet. Il ou elle peut le faire pour vraiment réfléchir sur la manière la plus efficace de mener à bien un projet plutôt que de simplement le faciliter selon une voie traditionnelle.

Qu’est-ce qu’une carte mentale ?
Une carte mentale est un moyen visuel d’organiser des informations, généralement par le biais d’un diagramme de type Web. Ils sont loin d’être un nouveau concept. Vous les avez probablement beaucoup dessinés à l’école primaire avec du papier de couleur et des crayons de couleur, et le concept de base n’a pas changé. Ce que vous faites, c’est décomposer un sujet ou une idée pour vous-même d’une manière que vous seul savez faire. Les cartes mentales commencent par un concept principal ou une idée au centre et progressent à partir de là. Vous pouvez utiliser une combinaison de mots, de couleurs, d’images et de symboles et les relier par des lignes et des flèches de différentes couleurs selon la façon dont votre cerveau décide de l’agencer. Il n’y a pas de modèle de carte mentale universel.

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Dans son livre de 1996, « The Mind Map Book: How to Use Radiant Thinking to Maximize Your Brain’s Untapped Potential », le co-auteur Tony Buzan décrit les cartes mentales comme étant construites de manière colorée et arborescente. La cartographie mentale est la plus viscérale lorsqu’elle est réalisée sur papier ou sur un tableau blanc avec des stylos ou des marqueurs, mais il existe également de nombreux bons logiciels de cartographie mentale disponibles.

Lifehacker a fait une enquête en 2013 pour savoir quelles offres de logiciels de cartographie mentale étaient les plus populaires et les cinq qu’ils ont proposées étaient Mindjet, Coggle, FreeMind, MindNode et XMind. Coggle et Freemind sont gratuits, MindNode est optimisé pour les appareils mobiles pour iOS et Mindjet possède la suite d’applications et d’outils la plus complète, y compris d’importantes capacités de gestion de projet. Dans chacun, vous branchez les concepts, les données et les mots-clés de votre projet, et le logiciel génère une carte mentale personnalisable, avec différents niveaux de graphiques minimalistes ou vifs.

Huit façons dont les cartes mentales peuvent aider à la gestion de projet
Que vous utilisiez un logiciel ou que vous le fassiez de manière analogique, la création d’une carte mentale est une façon amusante de faire sortir des idées de votre tête (ou de celle de votre chef de projet) et de les présenter dans un format plus facilement organisé afin de stimuler l’innovation commerciale. Voici huit façons d’utiliser les cartes mentales pour gérer des projets.

1. Griffonnage professionnel
Lors d’une réunion, lorsque vos yeux commencent à briller lorsque les employés se présentent et discutent ensuite des plans pour terminer une phase particulière d’un projet, abandonnez les notes en paragraphe ou à puces pour une carte mentale. Cela vous aidera à garder une trace des idées principales et de la progression d’une discussion, et gardera votre esprit engagé dans les moindres détails en les transformant en un équivalent adulte parfaitement acceptable du griffonnage pendant que l’enseignant donne un cours.

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2. Un outil de présentation
Emmenez les membres du projet dans votre tête en présentant une carte mentale, soit sur un tableau blanc, soit en lançant une carte générée par logiciel sur un écran. Cela amènera votre équipe à réfléchir aux questions liées au projet dans le même esprit de libre-pensée, et un outil de présentation comme Prezi est prêt à donner vie à un concept conceptuel avec des animations et des graphiques.

3. Séances de remue-méninges
Après avoir essayé une carte mentale comme outil personnel de prise de notes et présenté la méthode à une équipe de projet, l’un de ses principaux avantages est qu’elle aide une équipe à sortir des sentiers battus. Par exemple, si un client vous lance une nouvelle demande et, en tant que responsable, vous avez du mal à comprendre comment intégrer la demande dans le produit fini, en mettant l’équipe dans une pièce avec une carte mentale, un tableau blanc et des marqueurs ouvre une voie plus ouverte et collaborative vers une solution.

4. Délégation de tâches
Dédiez une carte mentale entière ou seulement quelques branches d’une carte pour représenter quels membres de l’équipe sont responsables de quoi dans un projet, qui rend compte à qui, une projection claire du flux de travail du projet et qui doit être impliqué à différentes étapes du processus .

5. Un référentiel d’idées maîtresses
Les séances de remue-méninges aboutissent souvent à des idées tangentielles utiles, de sorte qu’une équipe doit garder une carte mentale courante des idées qui peuvent être utiles pour les projets à venir.

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6. Symbole abrégé
L’un des plus grands avantages de l’utilisation d’une carte mentale est qu’elle peut être utilisée pour créer et perpétuer un vocabulaire visuel des différentes images et symboles qui représentent différents états d’avancement du projet, des départements spécifiques ou tout autre composant de la gestion d’un projet.

7. Un flux de travail vivant
Une carte mentale est la représentation visuelle d’un projet et de toutes ses parties mobiles. Créer une progression chronologique des objectifs, avec des jalons et des étapes distincts, est donc un excellent moyen de tenir toute l’équipe au courant de l’avancement d’un projet.

8. Intégration de vos solutions
Si vous pouvez intégrer votre équipe de petite à moyenne entreprise (PME) ou votre département au sein d’une grande entreprise à la cartographie mentale, vérifiez si le logiciel de gestion de projet de votre entreprise contient des fonctionnalités qui ressemblent à la cartographie mentale ou s’il peut s’intégrer à une solution de cartographie mentale. . L’importation de tâches de projet, d’équipes, de statuts et d’autres données de ressources et de planification directement dans une carte mentale est un bon moyen de représenter visuellement les progrès et la productivité de toute l’équipe. Laissez ensuite chaque membre personnaliser sa propre carte mentale à partir de là pour favoriser la pensée créative à partir de votre solution de gestion de projet existante.

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