Comment choisir un scanner de documents pour votre entreprise

  • Le stockage de documents papier est coûteux et présente un risque potentiel pour la sécurité, c’est donc une bonne idée de transférer vos documents vers un format numérique.
  • Les scanners de documents convertissent les documents importants en données numériques, mais différents types de scanners de documents peuvent être meilleurs pour certaines entreprises.
  • Il existe des scanners de documents portables et de bureau disponibles avec des prix allant de 60 $ à 1 000 $.
  • Cet article s’adresse aux propriétaires de petites entreprises souhaitant utiliser un scanner de documents pour numériser leurs documents.

L’utilisation généralisée de la technologie dans les petites entreprises a rendu le stockage des documents papier inutile. Transférer des documents papier dans des fichiers en ligne est la première étape vers un bureau sans papier. Les fichiers numériques sont plus sécurisés et ils garantissent que vous ne perdrez pas de précieux documents.

C’est pourquoi c’est une bonne idée de protéger vos documents en transformant les documents physiques en format numérique à l’avenir. La conservation des documents au format numérique est considérée comme la meilleure pratique, mais cela nécessite le bon équipement. Les scanners de documents sont un composant matériel essentiel lors du choix d’un système de gestion de documents.

Nous examinerons la technologie de numérisation de documents, les types de scanners de documents et comment choisir le bon scanner de documents pour votre entreprise.

Note de l’éditeur : Vous recherchez le bon système de gestion de documents pour votre entreprise ? Remplissez le questionnaire ci-dessous pour que nos partenaires fournisseurs vous contactent au sujet de vos besoins.

Qu’est-ce qu’un scanner de documents ?

Les scanners de documents sont des appareils qui convertissent les documents en informations numériques. Ces scanners sont fréquemment utilisés dans les environnements professionnels pour convertir des documents importants en données numériques.

Les scanners de documents sont utiles pour les petites organisations et les entreprises. De nombreux types de scanners de documents existent, ce qui permet aux outils d’être utiles à un large éventail d’entreprises.

Alors que les entreprises et les particuliers transfèrent des fichiers vers des formats numériques pour les conserver, les scanners de documents jouent un rôle essentiel. Mais vous devez faire vos recherches pour déterminer quel scanner convient le mieux à votre entreprise.

PointePointe: Avant d’acheter un scanner, envisagez de mettre en place le meilleur logiciel de gestion de documents pour votre entreprise afin d’organiser les enregistrements numériques et de permettre aux membres de l’équipe d’apporter des modifications à la volée.

Pourquoi les entreprises ont besoin de scanners de documents

Si vous comptez encore beaucoup sur le classement de documents papier, vous ne comprenez peut-être pas pourquoi vous avez besoin d’un scanner de documents. Voici quelques avantages de convertir vos documents papier en fichiers numériques :

  • Cela fait gagner du temps. Un système de classement numérique peut faire gagner du temps à votre entreprise et créer un lieu de travail plus productif, car les employés peuvent accéder aux documents presque immédiatement plutôt que de les rechercher dans des tiroirs ou des dossiers.

  • Il sécurise vos documents. Le stockage électronique des documents vous aidera à éviter que des informations sensibles ne tombent entre de mauvaises mains. Les documents papier peuvent être facilement modifiés ou supprimés, tandis que les documents numériques sont signés avec une signature numérique cryptée.

  • Il empêche les dommages physiques aux documents. Les documents papier peuvent facilement être perdus lors d’un incendie ou d’une catastrophe naturelle. Les documents numériques peuvent être sauvegardés à l’aide d’un service de sauvegarde dans le cloud et facilement accessibles en cas d’urgence.

  • Vous pouvez facilement partager des documents. Si vous envoyez régulièrement des contrats ou partagez des documents avec d’autres personnes, un scanner simplifiera ce processus. Avec les documents numériques, vous pouvez envoyer et recevoir rapidement des documents importants.

  • Votre équipe peut collaborer sur des documents. Le stockage de vos documents en ligne facilite la connexion avec d’autres personnes. Toute une équipe peut modifier un document à distance, et il n’y a pas besoin d’échanges d’e-mails.
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Types de scanners de documents

Les deux principales catégories de scanners de documents sont les portables et les ordinateurs de bureau.

Scanners de documents portables

Les scanners de documents portables ont tendance à être plus petits et moins chers que les scanners de bureau. Vous pouvez trouver des scanners portables pour 60 $ à 100 $. Les scanners plus grands coûtent entre 150 et 300 dollars, tandis que les scanners portables haut de gamme peuvent coûter entre 300 et 500 dollars.

Comme son nom l’indique, les scanners portables sont faciles à transporter. Si vous êtes à une réunion d’affaires impromptue, vous pouvez rapidement sortir le scanner de votre sac et enregistrer numériquement les documents que vous visualisez. Un scanner portable est plus efficace que de sortir votre téléphone et de prendre quelques photos pour enregistrer les documents.

Les différents types de scanners portables incluent les scanners portables, sans fil et pliables. Il convient de noter que la qualité de la numérisation peut varier en fonction du scanner que vous utilisez. Les modèles sans fil plus chers peuvent créer des images à plus haute résolution qu’un scanner portable qui coûte moins de 100 $.

Comme pour la plupart des décisions d’affaires, le meilleur achat dépend des besoins de votre entreprise. Si vous numérisez des centaines ou des milliers de documents chaque semaine, un petit scanner portable n’est probablement pas le choix le plus efficace. La décision dépend de vos besoins et d’une analyse coûts-avantages.

Voici quelques-uns des avantages d’un scanner de documents portable :

  • La petite taille peut être parfaite pour une petite entreprise avec un espace limité.
  • C’est moins cher qu’un scanner de bureau.
  • Il est facile à transporter.

Voici quelques-uns des inconvénients d’un scanner de documents portable :

  • C’est une mauvaise option pour une grande entreprise, car elle n’est pas idéale pour numériser de grandes quantités de documents.
  • La qualité de l’image peut être moins bonne qu’avec les scanners de bureau.

Le saviez-vous?Le saviez-vous? D’autres outils de gestion de documents numériques incluent des applications de suivi des reçus et des outils de suivi des dépenses, qui numérisent la documentation et simplifient le remboursement et la fiscalité.

Scanners de documents de bureau

Les scanners de bureau diffèrent des scanners portables en ce sens qu’ils sont plus grands et fixes. Vous ne voudrez pas trimballer une énorme imprimante de bureau à travers la ville pour numériser des documents lors d’une réunion. Bien que cela ne soit pas idéal pour certaines entreprises, les grands scanners de documents de bureau offrent de nombreux avantages.

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Les fonctionnalités du scanner de bureau incluent des vitesses d’impression élevées et l’automatisation ; certains scanners de bureau peuvent également corriger automatiquement les erreurs.

Par exemple, si vous placez un document dans un sens et que vous mettez la page suivante à l’envers, la machine peut reconnaître l’erreur et recracher tout correctement en faisant pivoter la page ou les images. Cela peut éviter bien des maux de tête aux grandes entreprises.

La vitesse de numérisation et la possibilité de numériser les deux faces d’images recto verso ne sont que quelques-uns des avantages de l’achat d’un scanner de documents de bureau. Bien que ces scanners aient tendance à être plus chers – de nombreux modèles avancés coûtent bien plus de 500 $ – les avantages peuvent être énormes pour les opérations plus importantes.

Voici quelques avantages des scanners de documents de bureau :

  • Numérisation rapide
  • Variété de fonctionnalités
  • Solution idéale pour les grandes entreprises

Voici quelques-uns des inconvénients des scanners de bureau :

  • Volumineux
  • Plus cher que les scanners de documents portables
  • Complexe pour les petites entreprises

Les différents types de scanners de documents de bureau incluent les scanners à plat, à feuilles et d’entreprise.

Tarifs du scanner de documents

Les prix des scanners de documents varient énormément en fonction de quelques facteurs. Tenez compte de ces domaines lorsque vous essayez d’estimer un prix réaliste pour un scanner de documents :

  • Portable vs ordinateur de bureau
  • Vitesse d’impression
  • Taille du scanner
  • Quantité d’utilisation
  • Société vendant le scanner

Les scanners de documents portables sont généralement plus petits et moins chers que les scanners de bureau. Ils sont bons pour les petites entreprises en déplacement, comme les agents immobiliers. Vous pouvez dépenser aussi peu que 60 $ pour un scanner de documents portatif fonctionnel et efficace. Par conséquent, les scanners portables plus grands se vendent plus près de 200 $.

Les scanners de documents de bureau sont plus grands et plus chers, et ont tendance à apporter de la valeur aux employés qui numérisent d’énormes quantités de documents dans un espace de bureau. Les grandes entreprises devraient se préparer à dépenser 1 000 à 5 000 dollars pour des scanners de documents de bureau.

La décision dépend en fin de compte de ce que votre entreprise attend d’un scanner de documents. Les entreprises qui numérisent de nombreux documents et images envisageront probablement des scanners de documents de bureau. Les petites entreprises qui dépendent des images et de la numérisation, comme une petite entreprise de photographie, peuvent également décider qu’il vaut la peine d’investir dans un scanner de documents de bureau.

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Comment déterminer le type de scanner dont votre entreprise a besoin

Si vous essayez de décider du type de scanner dont votre entreprise a besoin, pensez aux types de documents que vous allez numériser. Par exemple, si vous envisagez de numériser un volume important de documents, vous souhaiterez probablement un scanner de bureau plus robuste. Si vous n’avez besoin de numériser qu’occasionnellement un document lors de réunions, un scanner portable peu coûteux peut suffire.

Vous voulez également vous assurer que le scanner s’intégrera à votre système actuel. Avant d’acheter un scanner, renseignez-vous sur les types de technologie auxquels il s’intègre. De cette façon, vos documents numériques seront facilement accessibles après les avoir numérisés.

Déterminez à quelle vitesse vous avez besoin que le scanner numérique soit disponible. Si vous êtes une petite entreprise qui n’a besoin de numériser des documents qu’occasionnellement, la vitesse n’est peut-être pas si importante. Mais si vous êtes une grande entreprise qui a besoin de numériser des dizaines de documents quotidiennement, vous avez besoin de quelque chose de rapide pour éviter un important arriéré de documents.

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Pourquoi vous n’avez peut-être pas besoin d’un scanner de documents

Voici quelques raisons impérieuses d’éviter d’acheter un scanner de documents pour votre entreprise.

  • Pas nécessaire: Si vous n’avez pas besoin de numériser régulièrement des documents, un scanner peut représenter une dépense professionnelle inutile.
  • Prix ​​élevé: Certaines petites entreprises pourraient hésiter à dépenser quelques centaines – ou milliers – de dollars pour un scanner de documents.
  • Petit espace: Une entreprise opérant à partir d’un espace de coworking ou d’un petit bureau peut ne pas avoir la place d’ajouter facilement un scanner de documents, en particulier les versions plus grandes.

L’achat d’un scanner de documents nécessite une certaine planification. Pensez à vous demander : avez-vous besoin d’un scanner de documents portable ou d’un scanner de documents de bureau ? Devriez-vous acheter quelque chose d’encore plus grand conçu pour les entreprises ?

Il n’y a pas d’approche parfaite pour acheter un scanner de documents, mais le point de départ est de comprendre les désirs et les besoins de votre entreprise. À partir de là, le processus d’achat est simple.

Le saviez-vous?Le saviez-vous? Une autre façon de réduire la paperasserie consiste à convertir votre processus de paie en une paie sans papier. Vous n’aurez pas à imprimer les rapports de paie, à payer les employés avec des chèques papier ou à enregistrer les heures et les présences sur des feuilles de temps imprimées.

FAQ sur le scanner de documents

La gestion de documents et la numérisation de documents peuvent être des concepts déroutants pour quelqu’un qui n’est pas familier avec le processus ou l’industrie. Si vous recherchez des conseils supplémentaires, réfléchissez à ces questions lorsque vous démarrez votre recherche de scanners de documents.

Les petites entreprises peuvent-elles bénéficier de l’achat d’un scanner de documents ?

Les scanners de documents ne sont pas nécessaires pour toutes les entreprises, mais les petites entreprises peuvent bénéficier de l’outil, surtout si l’organisation numérise fréquemment des documents.

Combien puis-je m’attendre à payer pour un scanner de documents ?

Cela dépend du type de scanner que vous achetez. Les scanners de documents portables vont de 60 $ à 300 $, tandis que les scanners de documents de bureau peuvent coûter entre 300 $ et 500 $ pour un modèle peu coûteux à plusieurs milliers de dollars pour un modèle robuste.

Les scanners de documents sont-ils faciles à utiliser ?

En règle générale, les scanners de documents sont faciles à utiliser et vous devriez maîtriser le processus rapidement. La complexité varie cependant selon le scanner.

Où dois-je chercher pour acheter des scanners de documents ?

Brother, Fujitsu, Kodak, Canon et Epson sont toutes des sociétés respectées qui vendent de bons scanners de documents. Mais il n’est pas nécessaire de compter uniquement sur ces cinq ; vous pouvez trouver de nombreuses options d’entreprises crédibles en ligne. Si vous souhaitez un scanner faisant également office d’imprimante et de copieur, vous pouvez commencer par notre guide d’achat des imprimantes multifonctions.

Mon entreprise a-t-elle besoin d’un scanner de documents interne ?

Pas nécessairement. Si vous n’avez pas de besoins importants en matière de numérisation de documents, vous devez vous rendre dans un FedEx, Staples, UPS Store ou un emplacement similaire pour numériser des documents. D’autre part, si vous pouvez vous permettre un scanner de documents, la commodité supplémentaire et les économies futures peuvent valoir le coût initial.

Jamie Johnson a contribué à la rédaction et à la recherche de cet article.