Comment effectuer une analyse planifiée par rapport à la réalité avec des feuilles de calcul en 2022

J’ai passé des décennies à travailler avec le plan contre la réalité dans des feuilles de calcul. J’ai utilisé l’analyse du plan par rapport à la réalité une fois par mois, en comparant les prévisions et les budgets aux résultats réels depuis que j’ai lancé Palo Alto Software dans les années 1980. À moins d’un logiciel de budgétisation extrêmement coûteux pour les entreprises, c’était la seule façon de le faire.

Pour mémoire, cette méthode fonctionne toujours. Et de nos jours, vous pouvez obtenir Microsoft Excel pour environ ce qu’un déjeuner coûte par mois, et Google Sheets – une alternative compétente – gratuitement. Et il existe également d’autres feuilles de calcul.

Dans cet article, je vais vous montrer comment faire votre plan par rapport à l’analyse réelle, étape par étape, avec votre comptabilité et votre feuille de calcul. Au moment où j’écris ceci, en 2021, ce sujet est un classique. Il existe de meilleures façons de le faire (LivePlan le fait automatiquement). Mais cela fonctionne toujours et les gens l’utilisent toujours efficacement.

Commencez avec votre feuille de calcul

Essayez de penser aux budgets et aux prévisions dans une disposition horizontale montrant les catégories dans la colonne la plus à gauche et les mois s’étendant vers la droite, un mois par colonne, comme ceci (montrant seulement 3 mois ici en raison des limitations d’espace… si vous voulez voir la vue complète , Cliquez ici):

Si vous faites défiler vers la droite imaginaire sur cette feuille de calcul, vous faites défiler 12 mois, puis une colonne résumant toute l’année.

Les feuilles de calcul sont un langage de programmation, pas seulement une application. Vous avez donc le potentiel de variétés infinies. Pour une alternative courante à la mise en page ci-dessus, cliquez ici.

Les prévisions et les calculs budgétaires sont généralement simples

Ne vous laissez pas rebuter par l’apparence d’une feuille de calcul. Cela ne demande pas beaucoup d’expertise. Dans l’illustration ci-dessus, la feuille de calcul fournit des moyens simples de calculer des nombres à l’aide de formules. Les cellules sont identifiées par des lignes et des colonnes et les calculs sont normalement assez simples. Par exemple, les calculs pour les vélos neufs dans l’illustration ci-dessus sont les unités multipliées par le prix. Comme le montre l’illustration suivante, les ventes sont situées dans la cellule D19 et la formule multiplie D20 (unités) par D21 (prix).

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Les catégories comptent

Assurez-vous que la façon dont vous organisez les prévisions de ventes en lignes ou en articles ou en groupes correspond à la façon dont votre comptabilité (ou tenue de livres) les suit. Il est beaucoup plus facile de construire un budget basé sur les catégories en comptabilité. Plutôt que d’avoir à établir un budget avec différentes catégories, puis à convertir et à synchroniser pour comparer votre budget avec les résultats réels.

Faites correspondre votre plan comptable, c’est ce que les comptables appellent votre liste d’éléments qui apparaissent dans vos états financiers.

Si la comptabilité divise les ventes en repas, boissons et autres, le plan d’affaires doit alors diviser les ventes en repas, boissons et autres. Ainsi, si votre plan comptable divise les ventes par groupes de produits ou de services, conservez ces groupes intacts dans vos prévisions de ventes. Si la comptabilité suit les ventes par produit, ne prévoyez pas vos ventes par canal à la place.

Si vous planifiez une entreprise en démarrage, coordonnez les catégories de comptabilité avec les catégories de prévision.

Obtenez votre dernier compte de résultat (également appelé Profit & Loss) et gardez-le à l’esprit pendant que vous développez vos projections futures.

  • Si vous n’avez pas plus d’une vingtaine de lignes de ventes, de coûts et de dépenses, faites en sorte que les lignes de l’état prévisionnel correspondent aux lignes de la comptabilité.
  • Si votre comptabilité récapitule les catégories pour vous – la plupart des systèmes le font – envisagez d’utiliser les catégories récapitulatives dans votre plan d’affaires. La comptabilité a besoin de détails, tandis que la planification a besoin d’un résumé.

Si vos catégories dans les projections ne correspondent pas à la sortie comptable, vous ne pourrez pas suivre le plan par rapport au bien réel. Il faudra retaper et recalculer. Et vous perdrez l’avantage commercial le plus précieux de la planification d’entreprise : la gestion, le pilotage de votre entreprise.

Définir la bonne portée

Les exemples ici ne montrent que le budget des ventes de la prévision. Nous vous recommandons de suivre et de gérer le plan par rapport au réel pour toutes les données financières de votre entreprise, y compris non seulement les ventes, mais aussi le coût des ventes, les dépenses, les profits et pertes, le bilan et les flux de trésorerie. La même méthodologie s’applique.

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Certains éléments sont plus importants que d’autres. Vous faites ce que vous pouvez pour optimiser la gestion. Généralement, là où l’analyse du plan par rapport à la réalité est la plus susceptible d’aider à prendre des décisions de gestion, ce sont les ventes, les coûts et les dépenses.

moins de calculs avec LivePlan

Mettre vos résultats réels dans une feuille de calcul

Cette prochaine étape est la raison pour laquelle vous définissez vos catégories pour qu’elles correspondent à vos sorties comptables. La plupart des logiciels de comptabilité ou de tenue de livres peuvent exporter les résultats réels au format tableur. À partir de là, vous pouvez copier et coller des données réelles, à partir de rapports comptables, dans des feuilles de calcul définies pour correspondre à la structure exacte de votre feuille de calcul. Par example:

Affichage des ventes réelles dans une formule de feuille de calcul

Sachez qu’avec la méthode du tableur, obtenir des résultats réels dans la bonne structure de feuille de calcul – correspondant au plan ou au budget – peut être délicat. C’est l’endroit le plus susceptible d’erreurs. Tout au long du processus, revérifiez vos entrées et vos paramètres. Il existe des moyens de vérifier les erreurs des feuilles de calcul qui sortent du cadre de cet article.

Calcul du plan par rapport au réel (Variance)

Le budget ou le plan est une feuille de calcul et les résultats réels un autre. Dans la plupart des feuilles de calcul, il peut s’agir de feuilles ou d’onglets séparés à l’intérieur d’une seule feuille de calcul ou d’un classeur.

L’illustration suivante montre la troisième feuille de calcul, ou feuille d’un classeur, avec le plan et les résultats réels calculés.

Feuille de variance

Variance positive vs négative

Dans l’illustration ci-dessus, vous pouvez voir la variance positive sous forme de nombres positifs en noir ; et la variance négative sous forme de nombres négatifs, en rouge.

Prenons les ventes de vélos pour mars, le premier mois indiqué. Ils en ont vendu moins que prévu, 31 au lieu de 36 ; donc c’est un nombre rouge, -5, une variance négative. Mais ils les ont vendus à un prix moyen plus élevé que prévu, 615 $ au lieu de 500 $, donc le prix moyen est un écart positif, 115 $. J’utilise cet exemple pour souligner les implications de gestion du plan par rapport à l’analyse réelle. L’écart négatif sur les ventes unitaires est mauvais en soi, mais combiné à l’écart positif sur le prix moyen, les ventes de ce mois pourraient être une bonne nouvelle.

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La variance est sensible au contexte

Le calcul de la variance réelle dépend du contexte :

  • Pour les ventes, qu’il s’agisse d’unités, de prix ou de ventes totales, plus c’est mieux. Calculez l’écart en soustrayant le montant prévu (36 unités, dans l’exemple ci-dessus) du montant réel (31 unités). De cette façon, moins que prévu se calcule à un écart négatif (31-36 = -5).
  • Pour les coûts et les dépenses, moins c’est mieux. Calculez l’écart en soustrayant le montant réel du montant prévu. Donc, si le budget était de 3 600 $ pour une dépense au cours d’un mois donné et que vous n’avez dépensé que 3 100 $, alors c’est un écart positif de 500 $. Si le budget était de 3 000 $ et que vous avez dépensé 3 500 $, alors le plan – le réel est de 3 000 $ – 3 500 $ = -$500une variance négative.

Votre objectif est une gestion efficace, pas seulement la comptabilité

L’analyse des écarts est essentielle à une bonne gestion. Vous devez suivre et suivre les budgets, principalement par l’analyse des écarts, sinon les budgets sont inutiles.

Bien que l’analyse de la variance puisse être très complexe, le principal guide est le bon sens. En général, un dépassement du budget est un écart positif et un dépassement du budget est un écart négatif. Mais le véritable test de la direction devrait être de savoir si le résultat a été bon ou non pour les affaires.

Dans les exemples ici, j’ai choisi ces chiffres exprès, pour montrer la différence entre des calculs comptables simples (appelés variance) et les implications de gestion de l’examen des résultats du plan ou du budget, en les comparant aux résultats réels et en examinant la différence. Le propriétaire du magasin de vélos et l’équipe de direction examinent les chiffres, puis évaluent l’impact sur l’entreprise.

Dans le cas présenté ici, ils souhaitent peut-être ajuster les messages marketing pour encourager les articles plus chers ; ou peut-être veulent-ils ajuster le message marketing pour attirer plus de personnes qui veulent l’article le moins cher. C’est dans les décisions humaines, pas dans les chiffres. La réponse ici n’est pas dans les chiffres seuls. C’est dans la gestion qui suit.

Tim BerryTim Berry