• Une bonne gestion de la paie est la clé pour s’assurer que vos employés sont payés à temps et que vos obligations légales sont respectées.
  • Plusieurs étapes sont nécessaires pour suivre et émettre correctement la paie.
  • Le bon logiciel ou service de paie peut vous aider à vous assurer que votre paie est traitée avec précision, de manière conforme et en temps opportun.
  • Cet article s’adresse aux propriétaires de petites entreprises et aux professionnels des ressources humaines qui explorent des moyens de gérer le traitement de la paie.

Lorsqu’il s’agit de traiter la paie, il est généralement préférable d’investir dans un service de paie ou de travailler avec un comptable, car vous évitez une grande partie des lourdes tâches administratives et fiscales. Malgré les avantages de l’externalisation de la paie, de nombreuses petites entreprises décident de le faire elles-mêmes pour économiser de l’argent.

Si vous êtes intéressé par le traitement manuel de la paie, vous devez suivre quelques étapes. Selon la taille de votre entreprise, cela peut être un processus très compliqué. Et, si vous n’êtes pas déjà un expert en matière de paie et de droit fiscal, vous pourriez rencontrer des problèmes avec l’IRS.

Bien que ce guide vous fournisse des étapes pratiques pour le traitement de la paie, vous devriez consulter un comptable ou un professionnel de la paie pour vous assurer que vous êtes en conformité avec les exigences fiscales et d’emploi de l’État et du gouvernement fédéral. Ce guide comprend un aperçu de base et un processus étape par étape plus détaillé pour remplir manuellement la paie de votre entreprise.

Qu’est-ce que le traitement de la paie ?

Le traitement de la paie est la procédure suivie pour payer les employés à la fin d’une période de paie. Ce processus implique plusieurs étapes pour s’assurer que le salaire est correctement calculé, suivi et distribué et que les montants corrects pour l’impôt, les avantages sociaux et les autres déductions sont retenus. La paie est souvent gérée et administrée par un professionnel de la paie dédié, mais elle peut également relever de la compétence des ressources humaines.

Étapes de base du traitement de la paie

Considérez ces étapes de base comme une feuille de route pour votre processus de paie. Si vous avez de l’expérience en matière de paie et que vous avez besoin d’un rappel rapide, cette première série d’étapes peut être une ressource rapide. Si vous recherchez une plongée plus profonde, continuez à faire défiler pour voir un guide plus détaillé.

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Suivez ces étapes avant de commencer à calculer le salaire :

Suivez ces étapes pour traiter manuellement la paie :

  • Passez en revue les horaires des employés.
  • Déterminer la rémunération des heures supplémentaires.
  • Calculer le salaire brut.
  • Déterminer les déductions.
  • Calculer le salaire net.
  • Émettez les paiements aux employés par le biais de leur mode de livraison préféré (par exemple, chèque papier, dépôt direct).

Gardez ces choses à l’esprit après chaque période de paie :

  • Tenir les registres de paie.
  • Soyez conscient des erreurs de calcul et des erreurs potentielles.
  • Signalez les nouvelles embauches à l’IRS.

Clé à emporterClé à emporter : Les étapes de base du traitement de la paie comprennent la collecte des informations sur les employés, la mise en place d’un calendrier de paie, le suivi du temps travaillé et des sommes dues, l’émission des paiements et la tenue de registres précis.

Comment traiter la paie

Étape 1 : Établissez votre numéro d’identification d’employeur.

La première étape du traitement de la paie consiste à établir votre EIN et vos identifiants fiscaux nationaux et locaux. Le gouvernement utilise ces identifications pour suivre les charges sociales de votre entreprise et s’assurer que vous respectez les exigences.

Si vous ne connaissez pas votre EIN ou si vous n’en avez pas, vous pouvez visiter le site Web de l’IRS pour en créer un. Pour vos identifiants fiscaux nationaux et locaux, vous devrez passer par votre état et votre municipalité. [Looking to find the best payroll system reviews for your small business? We can help!]

Étape 2 : Collectez les informations fiscales pertinentes des employés.

Avant de commencer à traiter la paie, vos employés devront remplir divers formulaires fiscaux afin que vous puissiez comptabiliser les indemnités et autres détails fiscaux. Ces formulaires incluent le W-4 et le I-9 (s’il s’agit d’un nouvel employé). Il existe différents formulaires nationaux et locaux que vous devrez fournir, mais ceux-ci dépendront de l’endroit où votre entreprise opère.

Avant de traiter le premier chèque de paie d’un employé de votre entreprise, vous devez également avoir ces documents en main :

  • Demande d’emploi: Même si l’employé n’a jamais rempli de demande officielle, le fait d’avoir ce document dans le dossier garantit que toutes les informations clés sur la paie se trouvent au même endroit.
  • Déductions : Le salarié peut participer à des avantages sociaux tels que l’assurance maladie, un compte épargne santé ou un plan d’épargne retraite. Un traitement approprié de la paie garantit que les montants corrects pour ces prestations sont retenus à chaque période de paie.
  • Saisies sur salaire : La loi peut vous obliger à saisir le salaire de vos employés s’ils doivent de l’argent, comme des paiements de l’IRS ou une pension alimentaire pour enfants. Les saisies-arrêts de salaire sont ordonnées par le tribunal; Assurez-vous d’avoir la documentation appropriée à portée de main et dans vos dossiers.

Étape 3 : Choisissez un calendrier de paie.

Une fois que vous disposez des informations fiscales et juridiques nécessaires pour configurer la paie, vous pouvez choisir le calendrier qui convient le mieux à votre entreprise. Il existe quatre horaires principaux : mensuel, bimensuel, bihebdomadaire et hebdomadaire. Il est important de comprendre chaque plan avant de décider lequel convient le mieux à votre entreprise. Une fois que vous avez choisi un horaire, configurez un calendrier avec les jours de paie et notez les jours où vous devrez traiter la paie pour que vos employés reçoivent leur argent ce jour-là.

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Intégrez des dates d’imposition trimestrielles importantes, des jours fériés et des dates de déclaration de revenus annuelles. Gardez à l’esprit que vous devrez le faire au début de chaque année. Vous voudrez également établir la méthode de livraison préférée pour chaque employé. Par exemple, de nombreuses entreprises permettent aux employés de choisir entre un chèque papier et le dépôt direct.

Étape 4 : Calculez le salaire brut.

Maintenant que vous avez défini un calendrier de paie, vous pouvez commencer à traiter votre première paie. Pour ce faire, vous devez calculer le salaire brut de chaque employé, soit le nombre total d’heures travaillées par un employé au cours d’une période de paie donnée multiplié par son taux horaire.

Commencez par calculer le nombre d’heures travaillées par un employé au cours d’une période de paie donnée et notez les heures supplémentaires. Le temps supplémentaire doit être payé à un taux plus élevé conformément à la loi fédérale. Si un travailleur horaire travaille plus de 40 heures par semaine, vous devrez payer une heure et demie, ou le salaire horaire d’un employé plus la moitié de ce salaire.

Voici un exemple de calcul de salaire brut :

  • Le travailleur A a travaillé 50 heures pour votre période de paie hebdomadaire et gagne 10 $ de l’heure.
  • 40 heures x 10 $/heure = 400 $
  • 10 heures x 15 $/heure (temps et demi) = 150 $
  • Salaire brut = 550 $

Étape 5 : Déterminez les déductions de chaque employé.

Recueillez des informations sur les W-4 de vos travailleurs, les exigences fédérales et étatiques, les exigences en matière d’assurance et les exigences en matière d’avantages sociaux pour déterminer les déductions de chaque employé. Cela peut devenir compliqué; chaque État perçoit des taxes différentes auprès des petites entreprises, vous devrez donc rechercher les politiques de votre État avant de terminer cette étape. Voici quelques exemples d’exigences courantes :

  • Impôts fédéraux
  • Sécurité sociale
  • Impôts d’État
  • Taxes locales
  • Assurance-maladie
  • Cotisations 401(k)
  • Cotisations d’indemnisation des accidents du travail
  • Autres bénéfices

Étape 6 : Calculez le salaire net et payez vos employés.

Soustrayez les retenues de chaque employé de leur salaire brut. Le montant restant est le salaire net de l’employé, ou salaire net. C’est le montant que vous paierez à chaque employé. Vous devrez retenir les retenues et les payer avec vos charges sociales chaque mois ou chaque trimestre, selon le calendrier que vous établirez.

Une fois que vous avez établi le salaire net de chaque employé, vous pouvez les payer le jour de paie prévu. Voici quelques exemples de façons de payer vos employés :

  • Chèques papier postés à leur domicile ou distribués au bureau
  • Dépôt direct sur leurs comptes bancaires
  • Cartes prépayées chargées de leur salaire net
  • Portefeuille mobile dans lequel vous pouvez déposer la paie de vos employés
  • Espèces (bien que cette méthode nécessite une tenue de registres plus détaillée et puisse poser un problème de sécurité)
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Étape 7 : Conservez les registres de paie et apportez les corrections nécessaires.

Lorsque vous traitez la paie, il est important de conserver des enregistrements de vos transactions à des fins fiscales et de conformité. Si un employé conteste le paiement ou si l’IRS a besoin d’une sorte de documentation sur toute la ligne, vous devez avoir des dossiers à portée de main. Surtout dans le cas d’un employé qui conteste un chèque de paie, il est important de conserver des dossiers, y compris le paiement depuis le début de l’année, afin que vous puissiez régler tout problème qui survient.

Étape 8 : Tenez compte des considérations en cours.

N’oubliez pas que vous devez produire les déclarations de revenus de votre entreprise tous les trimestres et tous les ans. Il est important de consulter un comptable pour vous assurer de comprendre comment vos charges sociales s’intègrent dans cet aspect de vos opérations. Vous devrez également signaler toute nouvelle embauche à l’IRS. Lorsque vous travaillez avec une solution de paie ou un comptable, ce n’est généralement pas votre responsabilité.

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Que sont les pénalités de charges sociales impayées ?

Il est important de s’assurer que vos charges sociales sont payées correctement et à temps. Des pénalités fiscales impayées sont imposées aux entreprises lorsqu’elles ne paient pas ces taxes ou ne les paient pas à temps. Vous pouvez encourir ces pénalités lorsque vous omettez de faire l’une des choses suivantes : fournir des déclarations aux employés, produire le formulaire 941 dans un trimestre ou verser les impôts retenus sur les chèques de paie des employés pour la sécurité sociale ou l’assurance-maladie.

Le saviez-vous?Le saviez-vous? Ne pas payer vos charges sociales à temps ou ne pas payer les pénalités fiscales peut entraîner de graves sanctions financières imposées à votre entreprise.

Moyens de traitement de la paie

Ces ressources fournissent un soutien supplémentaire lorsque vous démarrez vos opérations de paie :

Utiliser les services de paie

Si vous vous associez à un comptable ou si vous vous inscrivez à un logiciel de paie, vous n’avez aucune de ces étapes à suivre. Si vous travaillez avec un comptable, vous pouvez vous coordonner avec lui pour vous assurer que la paie de votre entreprise est traitée correctement et à temps.

Avec un logiciel de paie, il vous suffit de fournir les informations pertinentes sur les employés et d’approuver les heures travaillées. La plateforme calcule automatiquement les retenues, le salaire brut et le salaire net. Les fournisseurs de paie ont généralement des portails en ligne où les travailleurs peuvent se connecter pour consulter les talons de paie et les documents fiscaux de fin d’année et mettre à jour leurs informations. [If you’re interested in a payroll provider, check out some of our reviews of companies such as OnPay, Gusto, and Paychex].

Stella Morrison a contribué à la rédaction et à la recherche de cet article.