Examen des projets Zoho

Les équipes peuvent dépenser des dizaines de milliers de dollars par an en logiciels de gestion de projet. Si vous cherchez à obtenir la meilleure application de gestion de projet avec un budget limité, vous n’avez pas à dépenser autant. Zoho Projects est une excellente application abordable, même pour les équipes les plus à court d’argent. Il a un large éventail de fonctionnalités, même s’il n’inclut pas tout sous le soleil. Au niveau de service le plus élevé, vous bénéficiez d’un suivi du temps, de rapports de gestion des ressources et de la possibilité de suivre les budgets des projets pour 10 USD par personne et par mois. Vous ne bénéficiez pas d’outils de facturation et de facturation, bien que vous puissiez vous connecter à d’autres applications offrant ces fonctionnalités. Dans l’ensemble, Zoho Projects offre beaucoup de valeur pour un prix modique, ce qui en fait un gagnant du choix des éditeurs pour la gestion de projet pour les petites entreprises en croissance.

Nous avons décerné deux autres prix Editors’ Choice pour les logiciels de gestion de projet. L’une concerne le travail d’équipe, qui coûte plus cher mais comporte des fonctionnalités supplémentaires que les entreprises de taille moyenne pourraient souhaiter, telles que la facturation. Pour les grandes organisations gérant des centaines ou des milliers d’employés et de projets, LiquidPlanner est notre premier choix. Il est plus apte à gérer plusieurs projets et ressources partagées, et il dispose d’outils impressionnants pour la planification automatique et la résolution des conflits.


Quoi de neuf dans Zoho Projects ?

En 2021, Zoho Projects a publié une nouvelle version de son logiciel ainsi que des plans et des prix mis à jour. Voici quelques-uns des changements les plus importants pour les titulaires de comptes payants de l’année écoulée.

Règles de workflow (comptes Entreprise uniquement). Les règles de workflow vous permettent de gérer efficacement les workflows avec des étapes automatisées. Par exemple, « Quand X se produit, faites automatiquement Y. » Voici un exemple concret : « Lorsqu’un membre de l’équipe coche une tâche pour indiquer qu’il a expédié un projet, mettez automatiquement à jour le champ État de l’expédition sur Expédié. » Les règles de workflow prennent en charge les webhooks, ce qui signifie que vous pouvez créer des actions qui utilisent des outils autres que Zoho Projects, comme alerter quelqu’un d’une action dans une autre application.

Tâche Horaires flexibles. Cette fonctionnalité vous permet de définir dynamiquement le nombre d’heures de travail pour une tâche chaque jour, plutôt que de définir le même nombre pour chaque jour de la semaine.

Gestion de la valeur acquise. La gestion de la valeur acquise vous aide efficacement à suivre et à prévoir les budgets, bien qu’elle fournisse également d’autres informations. Il vous permet de comparer les valeurs planifiées et réelles des projets en examinant trois facteurs à la fois : le calendrier, le coût et le temps.

Affectation d’équipes (comptes Enterprise uniquement). Ce nouvel outil de gestion d’équipe vous donne un champ où vous pouvez affecter une équipe à une tâche.

Dates de décalage en masse. Cette fonctionnalité vous donne plus de flexibilité dans la modification d’un calendrier de projet, car vous pouvez modifier les dates de début et de fin de toutes les tâches en masse, que vous ayez besoin que chaque tâche d’un projet commence plus tôt ou plus tard.


Combien coûte Zoho Projects ?

Zoho Projects propose trois forfaits : Gratuit, Premium et Entreprise. Vous pouvez obtenir un essai de 10 jours du plan Premium. Les deux plans payants ont parmi les tarifs les plus bas que vous trouverez pour une application de gestion de projet. Auparavant, Zoho Projects proposait cinq plans différents. La nouvelle offre simplifiée facilite le choix du niveau de service qui convient.

La plus grande limitation du plan gratuit est que vous ne pouvez avoir que trois personnes au total dans une équipe et que vous ne pouvez gérer que deux projets à la fois. Vous obtenez 10 Mo d’espace de stockage, ce qui est une très petite quantité. Peu de fonctionnalités sont incluses dans ce type de compte, comme vous pouvez le voir sur la page de comparaison de Zoho Projects.

Le plan Premium coûte 5 $ par personne et par mois avec une réduction si vous payez pour un an à l’avance. Ce niveau de service permet jusqu’à 50 personnes sur votre compte. Avec ce plan, vous pouvez ajouter des utilisateurs clients à un tarif de 3 $ par personne et par mois. Un utilisateur client est une personne disposant d’un accès en lecture seule aux seules informations que vous lui autorisez à voir. Un plan Premium offre également à votre équipe 100 Go d’espace de stockage et vous pouvez gérer autant de projets que vous le souhaitez. Les seules fonctionnalités qui vous manquent à ce niveau de service sont certains champs personnalisés, les chemins critiques, les références de projet, les profils et rôles personnalisés, ainsi que quelques autres fonctionnalités limitées aux comptes Enterprise.

Le coût du plan Entreprise a presque doublé ces dernières années, bien qu’il soit encore remarquablement bas par rapport à d’autres services. C’est maintenant 10 $ par personne par mois ou 90 $ par personne par année. Les comptes d’entreprise peuvent gérer des équipes de toutes tailles, mais si vous avez plus de 5 000 personnes, vous pouvez contacter l’entreprise pour un devis personnalisé. Les utilisateurs clients supplémentaires coûtent 3 $ par personne et par mois. Vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités offertes par Zoho Projects, y compris la possibilité de créer des dépendances de tâches entre les tâches qui se trouvent dans différents projets, un tableau d’utilisation des ressources entre projets, etc.

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Comment comparer les prix de Zoho Project ?

Zoho, la société, est spécialisée dans la fourniture de logiciels d’entreprise basés sur le cloud et à faible coût. Il dispose d’une suite complète d’applications professionnelles à des prix compétitifs. Il est donc logique que Zoho Projects ait un prix aussi bas, même si les tarifs ont augmenté depuis 2020. Pourtant, il a toujours été l’outil de gestion de projet professionnel le moins cher.

À titre de comparaison, GanttPRO coûte 8,90 $ par personne et par mois, mais uniquement si vous payez annuellement. C’est l’un des prix les plus bas du marché et c’est toujours plus du double de ce que vous paieriez pour Zoho Projects Premium si vous optiez pour le tarif annuel.

D’autres applications de gestion de projet à faible coût rendent difficile la détermination de leur prix. TeamGantt, par exemple, commence à 24,95 $ par mois pour la première personne, puis coûte environ 9 $ par mois de plus pour chaque personne supplémentaire. ProofHub est une autre option peu coûteuse à 50 $ par mois pour un nombre illimité de membres d’équipe. Le hic, c’est que votre taux par personne varie considérablement en fonction du nombre de personnes dans votre équipe. 

Les applications de gestion de projet haut de gamme coûtent le plus cher, car elles sont conçues pour gérer des centaines de projets et des milliers de membres d’équipe, et elles coûtent plus de 40 $ par personne et par mois. Les exemples incluent LiquidPlanner, Mavenlink et Clarizen. Ces outils haut de gamme sont souvent dotés de fonctionnalités avancées, telles que la replanification automatique du travail lorsqu’un délai est dépassé ou lorsqu’un membre de l’équipe est indisponible de manière inattendue. La nouvelle fonctionnalité Bulk Shifting Dates de Zoho Projects est proche de faire la même chose. Ou, lorsque la date d’échéance d’une tâche prédécesseur est repoussée ou annulée, vous pouvez faire en sorte que le système décale automatiquement toutes les tâches affectées de la même durée.

Options d'affichage de Zoho Projects Gantt


Commencer

Pour commencer avec Zoho Projects, vous allez sur le site Web et souscrivez à un plan. Comme mentionné, chaque nouveau compte bénéficie d’abord d’un essai gratuit. Zoho Projects fonctionne mieux en tant qu’application Web, et il existe des applications pour les appareils mobiles Android et iOS pour suivre le travail lorsque vous ne pouvez pas être devant votre ordinateur. Cependant, il n’y a pas d’applications de bureau locales.

Le site a l’air convivial et contemporain. Il est suffisamment intuitif pour que, si vous pouvez utiliser la plupart des applications en ligne de base, telles que la messagerie Web, vous puissiez vous déplacer dans Zoho Projects en quelques minutes. Cela peut prendre plus de temps pour apprendre toutes ses fonctionnalités riches, mais simplement naviguer sur le site ne prend pas de temps. Cette facilité d’utilisation et cette simplicité sont nécessaires pour les petites entreprises qui n’ont pas de chef de projet dédié dans leur personnel. 

Créer un compte, créer votre premier projet, ajouter des jalons et des tâches et inviter plus de personnes à vous rejoindre ne prend que quelques minutes. Lorsque de nouvelles personnes se joignent, le site leur donne des conseils sur la façon de commencer et sur la marche à suivre.

Les propriétaires d’entreprise et les chefs d’équipe apprécieront que Zoho Projects invite les gens à activer l’authentification à deux facteurs pour aider à garder les comptes plus sûrs et plus sécurisés. L’authentification à deux facteurs permet de sécuriser davantage toutes les informations de l’entreprise que vous mettez dans votre compte Zoho.


CARACTERISTIQUES de base

Certaines des fonctionnalités et vues de base de vos données proposées par Zoho Projects sont des tableaux de bord, des tâches, des diagrammes de Gantt, des rapports, des documents, des jalons, des feuilles de temps, des forums et des pages. Je couvre plusieurs de ces fonctionnalités un peu plus en détail plus loin.

Un tableau de bord personnalisable vous permet de voir ce qui est le plus pertinent pour vous afin que lorsque vous vous connectez, vous obteniez un aperçu des projets, des statuts ou des budgets qui vous intéressent. Par exemple, vous pouvez ajouter un widget État de la tâche qui affiche à la fois un graphique à secteurs et un nombre brut de nombre de tâches ouvertes et fermées. Que vous soyez préoccupé par les feuilles de temps ou les charges de travail individuelles, vous pouvez modifier votre tableau de bord en conséquence.

Tableau de bord Zoho Projects


Travailler avec des tâches et des jalons

Pour commencer à gérer des projets dans Zoho Projects, vous devez créer un nouveau projet, lui donner un nom et une description, et ajouter des tâches et des jalons. Alors que certaines applications de gestion de projet, telles que Smartsheet, sont fournies avec des modèles, il n’y en a pas dans Zoho Projects. Avec ce logiciel, vous pouvez créer vos propres modèles ou partir de zéro.

Les tâches peuvent avoir beaucoup de détails. Chaque tâche peut avoir une date de début et de fin, plutôt qu’une simple échéance, bien que vous ne puissiez pas attribuer une tâche à terminer à une heure précise de la journée, uniquement la date. Vous pouvez attribuer le nombre d’heures par jour qu’une personne doit consacrer à la tâche. Vous pouvez désigner plusieurs personnes comme responsables d’une tâche, et plus encore.

Dans les comptes payants, chaque tâche a une minuterie intégrée pour suivre le temps passé à effectuer la tâche. Vous avez également la possibilité d’allouer ce temps comme facturable ou non facturable. Au fur et à mesure que les chargés de mission travaillent sur des tâches, ils peuvent saisir un pourcentage d’achèvement pour afficher leur progression. Une autre option vous permet de définir un projet comme étant sur un calendrier strict , ce qui signifie que vous ne pouvez pas attribuer de dates d’échéance pour les jalons qui sont en dehors de la portée temporelle du projet.

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Zoho Projects vous permet de configurer des dépendances de tâches, qui sont plus faciles à créer à partir de la vue du diagramme de Gantt. Les diagrammes de Gantt sont interactifs, ce qui signifie que vous pouvez faire glisser et déposer des éléments sur la chronologie pour modifier leur échéance ou leur durée. Si vous faites glisser une tâche et ses dépendances trop loin pour que le projet ne soit pas terminé à temps ou si vous créez un autre conflit, les tâches affectées deviennent rouges. Pour créer une dépendance entre les tâches, vous cliquez et faites glisser pour tracer une ligne de l’une à l’autre et relâchez lorsque vous voyez une ligne apparaître indiquant que les deux sont maintenant connectées. Un nouveau changement apporté aux diagrammes de Gantt est l’ajout d’un bouton d’annulation, que tout le monde peut apprécier.

Dépendances de Zoho Projects


Vues du projet et gestion des ressources

En plus des diagrammes de Gantt, Zoho Projects dispose également d’une vue de liste de tâches et d’une vue de tableau kanban. La vue Kanban vous permet de voir les tâches sous forme de cartes dans des colonnes. Les en-têtes de colonne de la vue Kanban correspondent aux statuts disponibles pour les tâches. Par défaut, ils sont Ouverts, En cours, En révision, À tester, En attente, Retardés, Fermés, Annulés. Vous pouvez les modifier pour qu’ils soient ce que vous voulez, bien que les étiquettes que vous mettez sur ces colonnes apparaissent partout où vous pouvez voir l’état de la tâche. Ce n’est pas limité à la vue du tableau.

Une autre fonctionnalité clé de gestion de projet dans Zoho Projects est un rapport de gestion des ressources appelé Utilisation des ressources (pour Premium et Enterprise uniquement). Il vous aide à voir quels membres de l’équipe sont chargés de trop de travail, pas assez de travail ou juste la bonne quantité pendant différentes périodes. La plupart des applications de gestion de projet affichent les rapports de ressources sous forme de tableau. Zoho Projects l’affiche sous la forme d’une chronologie, avec des barres de clé apparaissant dans différentes couleurs pour indiquer quand quelqu’un n’est pas affecté au travail, a des affectations adéquates, est presque sur-affecté ou est sur-affecté. Passer la souris sur la clé affiche plus de détails. C’est un peu inhabituel par rapport au tableau créé par d’autres applications de gestion de projet, mais cela fonctionne. Les grandes équipes qui ont besoin d’outils de gestion des ressources solides devraient jeter un coup d’œil à LiquidPlanner, car la gestion des ressources est l’une des applications.

Il existe des outils pour limiter le nombre d’heures que les employés peuvent déclarer travailler, expliqués dans la section Suivi du temps ci-dessous. Les administrateurs peuvent définir les heures de travail et les jours de la semaine et saisir les jours de vacances des membres de l’équipe. Cependant, vous devez entrer les jours fériés manuellement, ce qui est laborieux étant donné que vous pouvez généralement simplement sélectionner ou importer une liste de jours fériés pour un pays spécifié dans d’autres applications de gestion du travail. Ainsi, bien que nous apprécions la possibilité de saisir des jours fériés et des jours de congé personnalisés, cela pourrait être plus facile.

Utilisation des ressources de Zoho Projects


Communication et collaboration

Certaines de mes fonctionnalités préférées de Zoho Projects concernent la communication et la collaboration. L’application vous offre de nombreux outils, dont certains que vous pouvez choisir d’inclure ou d’exclure lors de la configuration initiale. Une des raisons pour lesquelles vous pouvez exclure certains de ces outils est que votre équipe utilise d’autres applications pour la messagerie d’équipe, telles que Slack, et que vous ne voulez pas confondre les gens quant à l’endroit où les conversations doivent avoir lieu.

D’une part, Zoho Projects vous propose une boîte de discussion intégrée directement dans l’espace de travail. De cette façon, vous pouvez poser des questions à vos collègues sur les projets ou les tâches sur lesquels vous travaillez sans avoir à basculer vers une autre application. Les forums sont une autre option, qui est meilleure que le chat en matière de communication asynchrone. Il existe également des mises à jour de statut pour indiquer à vos collègues sur quoi vous travaillez et un flux d’activités où vous pouvez voir toutes les activités d’un projet dans l’ordre chronologique inverse.

Un autre outil de communication que j’aime est l’intégration quasi transparente avec Zoho Meeting. Sur certaines pages, vous voyez un bouton indiquant Se rencontrer maintenant en haut. Un clic et cela crée une réunion vidéo ou audio en ligne dans un nouvel onglet. Avant le début de la réunion, une invite d’invitation s’affiche pour vous permettre d’ajouter des personnes à la réunion. Vos collègues reçoivent une notification contenant l’invitation et le lien vers la réunion en temps réel. Ils peuvent participer sans avoir à ouvrir d’autres applications supplémentaires ou à saisir un ID de réunion.

J’aime aussi que certaines notifications soient interactives. Par exemple, vous pouvez répondre ou commenter des questions importantes à partir de la boîte de notification, plutôt que d’avoir à suivre un lien vers la page où les informations d’origine apparaissent.

Zoho Projects ajouter un utilisateur


Suivi du temps

Certaines applications de gestion de projet, y compris Zoho Projects, sont fournies avec un suivi du temps. C’est assez différent de ce que vous obtenez d’une application dédiée au suivi du temps des employés. En comparant le suivi du temps de Zoho Projects avec les fonctionnalités trouvées dans les applications dédiées, vous pourrez peut-être déterminer laquelle répondra le mieux à vos besoins.

Dans Zoho Projects, un minuteur intégré apparaît dans chaque tâche que vous pouvez démarrer et arrêter pour suivre le temps que vous passez à effectuer la tâche. Si vous laissez accidentellement un chronomètre en marche, il vous alerte la prochaine fois que vous le voyez et limite le nombre d’heures que vous pouvez enregistrer pour la journée si vous avez dépassé un montant défini par l’administrateur du compte. Vous pouvez également enregistrer l’heure manuellement. Le temps peut être classé comme facturable ou non facturable.

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Un journal hebdomadaire dans la zone Feuille de temps permet également de suivre facilement le temps. Tapez simplement le nombre d’heures passées sur chaque projet. 

Une fonctionnalité unique de Zoho Projects est la possibilité de pointer sur plusieurs tâches à la fois. Vous ne pouvez pas le faire dans la plupart des applications de suivi du temps, y compris Hubstaff, VeriClock et TSheets. Gardez à l’esprit que ces autres applications sont des services de suivi du temps spécialisés, tandis que le suivi du temps dans Zoho Projects est conçu pour s’adapter au contexte de la gestion de projet.

Minuteur de tâche Zoho Projects

Zoho Projects dispose de puissantes fonctionnalités de suivi du temps pour les administrateurs, y compris la possibilité de suivre les approbations. Les administrateurs peuvent également ajuster les règles des feuilles de temps, telles que le nombre maximum d’heures qu’une personne peut enregistrer après avoir travaillé au cours d’une journée ou d’une semaine donnée. Les administrateurs peuvent autoriser les membres de l’équipe à se connecter à l’heure passée et à l’heure future, ou les empêcher de le faire.

Contrairement à TSheets, Zoho Projects ne vous permet pas de séparer les comptes pour suivre le temps d’un administrateur ou d’un employé. Les seules autorisations que vous définissez concernent qui peut voir quoi. Zoho Projects fournit des options de configuration impressionnantes comme le fait VeriClock. Vous pouvez empêcher les employés d’ajouter une feuille de temps ou vous pouvez définir des autorisations afin qu’ils n’aient accès qu’à la leur.

Vous pouvez également gérer les journaux de temps des employés à partir des applications mobiles de Zoho Projects. Il n’y a pas de chronomètre dans l’application mobile, bien que les employés puissent toujours enregistrer leur temps par la suite.

Dans l’ensemble, le suivi du temps dans Zoho Projects est légèrement plus difficile à naviguer que dans Hubstaff et TSheets. C’est pourquoi Zoho Projects est lauréat du choix des éditeurs pour la gestion de projet, mais pas pour le suivi du temps, où TSheets est le lauréat du choix des éditeurs.


Suivi des bogues et des problèmes

Si vous êtes une équipe de développement de logiciels et que vous avez besoin d’un suivi rigoureux des bogues dans le cadre de votre application de gestion de projet, Zoho Projects vous offre quelques options. D’une part, vous pouvez importer des bogues dans Zoho Projects à partir de fichiers CSV, XLS et XLSX, ainsi que de JIRA. Une deuxième option consiste à utiliser le IssueTracker inclus avec Zoho Projects. Cet outil vous aide à soumettre, suivre, organiser et résoudre tout problème survenant dans un projet de développement logiciel. Tous les membres de votre compte ne peuvent pas accéder aux détails conservés dans IssueTracker. Seuls les administrateurs et les gestionnaires sont autorisés à configurer le statut et le flux de travail des problèmes.

Zoho vend également IssueTracker en tant qu’application autonome appelée Zoho BugTracker. Il existe une version gratuite pour les très petites équipes, mais sinon, vous pouvez vous attendre à payer 480 $ par an pour un maximum de 15 personnes, plus 36 $ supplémentaires par an pour chaque personne supplémentaire.


Intégrations et applications

Comme mentionné, Zoho propose toute une suite d’applications professionnelles. Par conséquent, bon nombre de ses propres programmes sont étroitement intégrés à Zoho Projects, ou du moins ils peuvent l’être. Par exemple, vous pouvez utiliser l’outil de visioconférence Zoho Meeting facilement depuis l’application de gestion de projet. Vous pouvez également intégrer Zoho Projects à Zoho Books et Zoho Invoice pour gérer votre comptabilité.

Zoho Projects fonctionne également avec Google Apps. Lorsqu’ils sont connectés, vous pouvez télécharger des fichiers directement depuis Google Drive et exporter des événements de calendrier de l’un à l’autre. Vous pouvez même utiliser Gmail pour créer des tâches et consigner les heures travaillées.

Les autres intégrations prises en charge incluent Bitbucket, Box, Dropbox, GitHub, GoToMeeting, Harvest, Insightly CRM, Microsoft OneDrive, Microsoft Teams, Slack, SugarCRM, Toggl Track, Zendesk, Zapier et autres. Zoho Projects a enregistré une croissance significative du nombre d’applications prises en charge pour l’intégration. Cela fait une différence pour les équipes en pleine croissance qui envisagent d’utiliser Zoho Projects.


Une application de gestion de projet bien équilibrée

Zoho Projects est une application de gestion de projet bien équilibrée qui est particulièrement attrayante pour les petites entreprises en croissance. Il offre tous les outils de base nécessaires à la gestion de projets, tels que les diagrammes de Gantt, les outils de base de gestion des ressources et les feuilles de temps, à un prix plus que juste. Démarrer avec l’application est assez facile, même s’il faut un peu de temps pour en apprendre les subtilités. Dans l’ensemble, Zoho Projects est un excellent outil de gestion de projet et continue d’être lauréat du choix des éditeurs. Nous le conseillons notamment aux petites équipes à petit budget.

Avantages

  • Excellent rapport qualité/prix
  • Généralement facile à configurer et à naviguer
  • Plusieurs façons de communiquer dans l’application
  • Options de configuration approfondies
  • De puissants outils de suivi du temps

Voir plus

L’essentiel

Parce que Zoho Projects est une application de gestion de projet à faible coût avec un éventail de fonctionnalités utiles, c’est une option attrayante pour les petites entreprises en croissance.

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