Examen du projet Microsoft

 

Choisir d’utiliser Microsoft Project comme application de gestion de projet dédiée de votre équipe n’a de sens que lorsqu’un certain nombre d’étoiles s’alignent. Tout d’abord, vous devez vraiment avoir un chef de projet certifié à bord pour piloter le logiciel. Deuxièmement, le temps doit être de votre côté et votre chef de projet certifié ne peut pas être pressé d’apprendre à utiliser l’outil. Troisièmement, votre équipe doit déjà être une maison Microsoft, ou elle doit être disposée à le devenir. Quatrièmement, le nombre de projets que votre équipe gère et leur niveau de complexité doivent être assez élevés. Si votre organisation répond à ces critères, Microsoft Project peut s’avérer un outil précieux. Sinon, vous êtes mieux servi par une autre option, et il y en a beaucoup.

Si vous avez lu jusqu’ici et réalisé que Microsoft Project ne convient pas à votre équipe, je vous recommande trois autres options. Pour les petites entreprises, Zoho Projects et Teamwork Projects sont les choix des éditeurs PCMag. Les deux sont à un prix raisonnable et très faciles à apprendre à utiliser, même si vous n’êtes pas encore un maître de la gestion de projet. L’autre outil qui remporte le choix des éditeurs est LiquidPlanner, un outil haut de gamme idéal pour les grandes équipes qui gèrent non seulement des projets, mais également des personnes et d’autres ressources.

Quelques mises en garde

Microsoft Project prend beaucoup de temps à apprendre à utiliser et encore plus à maîtriser. J’écris cette critique du point de vue de quelqu’un qui ne la maîtrise pas (même pas de près) mais qui l’expérimente depuis quelques semaines et pose des questions aux représentants de Microsoft pour en savoir plus. Mon point de vue comprend des tests de comparaison avec des dizaines d’autres applications de gestion de projet, des plus légères conçues pour les petites entreprises aux options de niveau entreprise.

Étant donné que Microsoft Project est en quelque sorte un ours, je recommanderais de compléter mon article avec des avis d’utilisateurs rédigés par des personnes qui ont beaucoup travaillé avec l’outil et peuvent fournir des informations différentes sur la façon dont il résiste à long terme.

Tarifs et forfaits

Il existe deux façons d’acheter Microsoft Project. Vous pouvez l’ajouter à un abonnement Office 365 ou acheter une version autonome pour un déploiement sur site. Les options deviennent confuses, alors laissez-moi les parcourir pièce par pièce.

Exemple de projet Microsoft

Complément bureautique. Lorsque vous ajoutez Microsoft Project à un abonnement Office, vous obtenez la version cloud de l’application. Il existe trois niveaux de tarification pour ce type d’achat : Project Online Professionnel, Premium et Essentials.

Project Online Professional coûte 30 $ par personne et par mois. Avec ce niveau de service, chaque personne peut utiliser l’application de bureau Microsoft Project sur un maximum de cinq ordinateurs pour la gestion de projet uniquement, et non la gestion de portefeuille. Même s’il s’agit d’une application de bureau, elle fonctionne toujours dans le cloud ( c’est-à -dire qu’elle nécessite une connexion Internet pour être utilisée). L’accès via les navigateurs Web est également inclus.

Project Online Premium coûte 55 $ par personne et par mois. Il offre tout dans le compte professionnel, ainsi que des outils de gestion de portefeuille. Il est livré avec des fonctionnalités avancées d’analyse et de gestion des ressources que vous n’obtenez pas dans le compte professionnel.

Le troisième niveau, Essentials, n’est pas tant un niveau de service qu’un type de rôle que vous pouvez choisir pour les membres de l’équipe qui ont des responsabilités assez limitées dans l’application. Il en coûte 7 $ par personne et par mois. Vous devez d’abord avoir un abonnement Professional ou Premium pour utiliser l’option Essential. Les utilisateurs essentiels ne peuvent accéder à Microsoft Project que via un navigateur Web ou un appareil mobile. Ils peuvent uniquement mettre à jour les statuts des tâches, travailler avec des feuilles de temps, partager des documents et communiquer avec des collègues. Ils n’obtiennent pas d’applications de bureau ou d’autres fonctionnalités.

Déploiement autonome sur site. Si vous ne souhaitez pas utiliser la version hébergée dans le cloud de Microsoft Project, vous pouvez l’héberger localement, et il existe trois options pour le faire.

L’un est Project Standard, qui coûte 589,99 $ facturé comme un forfait unique. Avec cette version, vous obtenez un logiciel installé localement sur un ordinateur et une seule personne peut l’utiliser. C’est un logiciel de la vieille école dans le sens où il n’a aucune fonctionnalité de collaboration. Vous obtenez des outils de gestion de projet, mais rien pour la gestion des ressources.

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L’option suivante est Project Professional pour 1 159,99 $. Chaque licence est valable pour un seul ordinateur. Il a tout dans Project Standard, plus la possibilité de collaborer via Skype Entreprise, des outils de gestion des ressources, des feuilles de temps et l’option de synchronisation avec Project Online et Project Server.

Project Server, la dernière option, est une version de Microsoft Project que les entreprises peuvent obtenir avec SharePoint 2016. Je pourrais expliquer en détail comment obtenir SharePoint 2016 et les trois niveaux de service d’entreprise pour Office, mais je suppose que si cette option vous intéresse, vous avez déjà une personne de support chez Microsoft, vous pouvez demander plus d’informations.

Ressources de l'application Web Microsoft Project

Prix ​​de comparaison

Si nous utilisons le prix de 30 $ ou 55 $ par personne et par mois pour Project Online Professional comme base de comparaison, qui sont les niveaux de service que j’imagine se trouver dans votre timonerie si vous lisez cet article, alors les prix de Microsoft sont haut de gamme pour les petites et moyennes entreprises.

TeamGantt est un bon point de départ pour la comparaison. Il offre un service allant d’un compte gratuit à un abonnement avancé qui coûte 14,95 $ par personne et par mois. Il s’agit d’un outil Web qui inclut la collaboration et est beaucoup plus facile à apprendre à utiliser que Project.

Un plan comparable avec Zoho Projects coûte un forfait de 50 $ par mois, quel que soit le nombre de personnes qui l’utilisent. Teamwork Projects propose un tarif mensuel fixe similaire (69 $ par mois pour autant de membres de l’équipe dont vous avez besoin), tout comme Proofhub (150 $ par mois).

Si nous nous tournons vers des outils plus haut de gamme, LiquidPlanner commence à 599,40 $ par an pour un compte de petite entreprise de cinq personnes maximum. Ce prix est basé sur un tarif de 9,99 $ par personne et par mois, mais ce plan particulier n’est vendu que dans un pack de cinq places. Le plan le plus populaire de LiquidPlanner, Professional, convient mieux aux moyennes et grandes entreprises. Cela revient à 45 $ par personne et par mois, avec un minimum de dix personnes. Comme Microsoft Project, LiquidPlanner prend du temps à maîtriser en partie parce qu’il offre de nombreux outils pour la gestion de projet et la gestion des ressources.

Parmi les autres plates-formes de gestion de projet adaptées aux grandes organisations, citons Clarizen (à partir de 45 USD par personne et par mois), Celoxis (25 USD par personne et par mois ; minimum de cinq personnes) et Workfront (environ 30 USD, selon la configuration).

Détails du projet Microsoft

Commencer

Je ne saurais trop insister sur le fait que Microsoft Project est destiné à être utilisé par des chefs de projet expérimentés, ou plus précisément formés. Il n’est pas conçu pour apprendre à la volée. Il ne vient pas avec des tutoriels clairs pour commencer. Cela suppose une connaissance à la fois des grands concepts et des détails fins de la gestion de projet. Si vous pensez utiliser ce logiciel mais que vous (ou la personne responsable qui utilisera l’application) ne savez pas ce qu’est un rapport d’avancement, je vous conseillerais sérieusement d’envisager un autre outil.

L’application elle-même ressemble beaucoup à Excel. Il possède la même interface de ruban à onglets familière que celle des autres applications Microsoft Office. La partie feuille de calcul de l’application contient toutes les données relatives aux tâches ou aux ressources. À droite des cellules se trouve un diagramme de Gantt reflétant le calendrier au fur et à mesure que vous le construisez.

Microsoft Project prend en charge toutes les choses typiques que vous voudriez faire dans une application de gestion de projet. Pour chaque tâche, vous pouvez saisir de nombreux détails, tels qu’une description, des notes, une date de début, la durée de la tâche, etc. Les événements récurrents sont pris en charge, tout comme les dépendances, les champs personnalisés et les lignes de base pour suivre la progression réelle par rapport à la progression prévue.

Les barres du diagramme de Gantt sont interactives, de sorte que lorsque vous les ajustez, les informations contenues dans les cellules sont également mises à jour. Lorsqu’une tâche est en cours, vous pouvez indiquer le pourcentage d’exécution en faisant glisser vers la droite une ligne plus petite à l’intérieur de sa barre de clé associée.

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En plus d’avoir une vue de diagramme de Gantt, Microsoft Project propose également des vues de calendrier et de diagramme. La vue du calendrier est explicite, tandis que la vue du diagramme est similaire à la vue de Gantt, sauf qu’elle contient des détails supplémentaires sur la tâche. Si vous suivez mieux une chronologie lorsqu’il y a un certain sens d’un récit derrière elle, la vue du diagramme pourrait être utile.

Comme mentionné, la première fois que vous utilisez l’application, il n’y a pas beaucoup de coaching sur la façon de démarrer. Certaines applications proposent des didacticiels interactifs à l’écran. D’autres vous lancent dans un exemple de projet. D’autres encore vous dirigent tôt vers une chaîne de vidéos d’aide pour démarrer. Microsoft Project n’a rien de tout cela. En fait, le peu que Project fournit peut simplement ajouter à votre confusion, comme cette petite pépite d’informations que j’ai vue le premier jour :

« Pour être clair, Project Online n’est PAS une version Web de Project Professional. Project Online est un service entièrement distinct qui offre des outils complets de gestion de portefeuille et de projet sur le Web. Il inclut Project Web App et peut, en fonction de votre abonnement , incluent également Project Online Desktop Client, qui est une version d’abonnement de Project Professional. »

Même après avoir parcouru en détail toutes les options de tarification et de plan, ces mots me font toujours tourner la tête.

Concepteur de rapports Microsoft Project (2017)

Caractéristiques et détails

Microsoft Project est puissant lorsqu’il s’agit des aspects plus détaillés de la gestion de projet, tels que la gestion des ressources, les rapports et les feuilles de temps. Puissant ne signifie pas facile ou simple, bien sûr.

Dans Microsoft Project, avec les niveaux de service qui incluent la gestion des ressources, vous pouvez gérer le travail (qui inclut à la fois des personnes génériques et des personnes spécifiques, ainsi que d’autres ressources liées au « travail »), les matériaux et les coûts. Vous pouvez faire beaucoup avec ces éléments si vous avez le temps et l’envie.

Par exemple, vous pouvez ajouter des détails aux ressources matérielles, telles qu’une unité de mesure, et si vous souhaitez obtenir des informations vraiment détaillées, vous pouvez saisir les coûts des matériaux. Que se passe-t-il si les coûts d’un matériau changent avec le temps ? Dans Microsoft Project, un panneau de détails supplémentaire vous permet de suivre et de comptabiliser les changements de coût au fil du temps.

Avec les ressources de travail, j’ai mentionné que vous pouvez suivre des personnes spécifiques ou des personnes généralisées. Selon le travail que vous suivez, vous devrez peut-être affecter des ressources humaines générales, telles qu’un « programmeur frontal » ou un « testeur QA », plutôt qu’une personne spécifique. Tout dépend de ce que vous gérez et comment.

Les rapports sont hautement personnalisables, même si, comme le reste de l’application, il faut du temps pour apprendre à les utiliser. Cependant, certaines des fonctionnalités les plus rudimentaires sont soignées et étonnamment simples à utiliser. Vous pouvez générer un rapport en accédant à la section du rapport et en sélectionnant les données que vous souhaitez voir apparaître dans les différents modules de la page. À l’aide d’une zone de sélection de champ sur la droite, vous pouvez définir l’élément le plus élevé du projet, et en dessous, vous pouvez ajouter un tableau indiquant combien de chaque phase du projet est déjà terminée, et ainsi de suite.

Tous les éléments que vous ajoutez au rapport sont stylisés et ne s’adaptent pas automatiquement les uns aux autres. Par exemple, si le texte d’un élément est long, il peut se bloquer sur un autre. D’autres éléments visuels mineurs doivent également être peaufinés. Vous pouvez finir par perdre beaucoup de temps à redimensionner les boîtes et à pousser les éléments à gauche et à droite pour le rendre décent, ce qui n’est probablement pas ce pour quoi vous êtes payé. C’est vraiment le travail d’un designer.

Cela dit, styliser les rapports de cette manière a un but. Une fois que vous avez terminé tous les ajustements, le produit final semble prêt à être exporté directement vers une présentation (dans PowerPoint, sans aucun doute), vous pouvez donc passer de la génération de rapports à leur partage sans beaucoup d’étapes supplémentaires.

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Dans la section des feuilles de temps, pour les versions de l’application qui l’incluent, vous pouvez demander aux membres de l’équipe de remplir des feuilles de temps hebdomadaires pour la durée dont vous avez besoin, par exemple hebdomadaire ou mensuelle. Les membres de l’équipe peuvent signaler non seulement le temps passé sur les tâches liées aux projets, mais ils peuvent également indiquer le temps de travail, comme la recherche et le développement ou l’exécution. Une autre option permet aux utilisateurs d’ajouter du temps à leurs feuilles de temps pour les tâches qui ne sont pas spécifiquement liées à un projet. Par exemple, si Julia conduit pour rencontrer un client, l’équipe peut vouloir enregistrer ce temps et le facturer, même si le déplacement n’apparaît pas comme une tâche sur un projet.

Marge d’amélioration

J’ai déjà fait allusion au fait que Microsoft Project pourrait offrir plus d’aide pour aider les gens à démarrer et à apprendre à l’utiliser.

De plus, Project est faible en matière de communication dans l’application. Le problème est que Microsoft est un royaume, et dans son domaine, il dispose déjà de nombreux outils de communication. Vous pouvez envoyer un e-mail avec Outlook, planifier une réunion dans le calendrier, accéder à Microsoft Teams pour le chat, ou Yammer pour les conversations, ou Skype pour les appels vidéo, etc. Mais parfois, lorsque vous travaillez sur un projet, vous souhaitez simplement envoyer un @ à quelqu’un ou lui envoyer un ping dans un chat et poser une question sans rompre le contexte de votre travail en naviguant vers une autre application. Puisque ces outils existent déjà, pourquoi les dupliquer dans Project ? (Certains pourraient se référer à Microsoft comme ayant un « écosystème » plutôt qu’un royaume. Un écosystème ne peut s’empêcher d’être ce qu’il est, mais un royaume choisit ses limites.)

En effet, voyager à travers le royaume m’a ennuyé à n’en plus finir pendant que je testais Microsoft Project. Un désir de partager des informations peut amener l’application à m’emmener vers Outlook. Un besoin de mettre à jour quelque chose à propos d’une réunion planifiée dans mon projet pourrait laisser mon ordinateur charger un nouvel onglet pour Calendrier sans mon consentement. Plusieurs fois, je voulais avoir la possibilité d’ajuster tous les détails liés à mon projet depuis l’application de gestion de projet, pas ailleurs.

Alors que Microsoft a beaucoup de ses propres applications qui fonctionnent avec Project, de nombreuses organisations s’appuient sur des outils qui viennent d’ailleurs, Salesforce étant un excellent exemple. Project ne s’intègre pas à de nombreux autres outils. Il n’est pas non plus pris en charge par Zapier, qui est un outil en ligne qui peut parfois connecter des applications et des services qui ne se parlent pas nativement. Si vous espérez boucler votre application de gestion de projet dans d’autres services en ligne que votre équipe utilise déjà, que ce soit Slack ou Trello ou Salesforce, alors Microsoft Project n’est pas un bon outil à choisir.

Bien que puissant et complet à bien des égards, Microsoft Project ne convient qu’à des entreprises très spécifiques. C’est de plus en plus le cas avec de nombreuses applications Microsoft. Votre équipe doit déjà être investie dans les produits Microsoft pour que Project ait un sens. Cela fonctionne également mieux pour les moyennes et grandes organisations, mais pas pour les petites. De plus, vous avez besoin d’un chef de projet qualifié et expérimenté dans l’équipe pour diriger l’application. Nos lecteurs ont clairement eu une bonne expérience avec le logiciel, car ils lui ont décerné un prix Business Choice pour la gestion de projet en 2019.

Si Microsoft Project n’est pas un candidat idéal pour vos besoins en matière de gestion de projet, je suggère que les petites entreprises se tournent vers Zoho Projects et Teamwork Projects, tandis que les grandes organisations gérant beaucoup plus de projets et de ressources plongent dans LiquidPlanner. Tous les trois ont remporté le choix des éditeurs PCMag.

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