Meilleur système de gestion de documents pour la collaboration

Pourquoi Alfresco Content Services ?

Alfresco Content Services est notre meilleur choix pour le système de gestion de documents pour la collaboration car il est spécifiquement conçu pour encourager la collaboration entre les membres de l’équipe. En plus des fonctionnalités les plus importantes que nous recherchions dans un système de gestion de documents, Alfresco Content Services maintient des outils d’automatisation des flux de travail, tels qu’un moteur de règles de métadonnées, ainsi que des outils de création et d’édition de contenu faciles.

Note de l’éditeur : Vous recherchez un système de gestion de documents pour votre entreprise ? Pour vous aider à choisir celui qui vous convient, utilisez le questionnaire ci-dessous pour que notre site partenaire BuyerZone vous fournisse gratuitement des informations sur une variété de fournisseurs :

Outils de collaboration

Alfresco Content Services facilite la création et la modification de documents directement dans le système. Ses intégrations avec Google Docs et Microsoft Office – qui permettent la création, le téléchargement et la catégorisation de nouveaux documents sans quitter le système – sont des fonctionnalités de collaboration particulièrement intéressantes qui permettent aux équipes de travailler en étroite collaboration au sein d’Alfresco. De même, les documents sont accessibles à l’aide de ces programmes familiers une fois qu’ils sont dans le système, ce qui permet à tout utilisateur autorisé de modifier facilement des documents à la volée.

Alfresco Content Services propose également des outils de workflow, tels que des tâches qui aident les membres de l’équipe et les responsables à maîtriser leurs responsabilités et leurs progrès. Les responsables peuvent démarrer un workflow de tâches sur n’importe quel document, en sélectionnant des éléments d’action spécifiques tels que « envoyer des documents pour révision » ou « demander l’approbation d’un document ». Ces tâches peuvent ensuite être attribuées à d’autres utilisateurs du système avec une date d’échéance et un niveau de priorité. Tous les utilisateurs impliqués dans le flux de travail seront avertis lorsque les tâches seront terminées. Les flux de travail dans Alfresco Content Services permettent aux équipes de travailler ensemble 24 heures sur 24 conformément à une structure de responsabilité établie, même lorsque les responsables ne sont pas connectés.

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En plus des options hébergées sur le cloud et sur site, Alfresco Content Services est disponible dans un modèle hybride qui permet à votre équipe de travailler simultanément dans le cloud et derrière votre propre pare-feu sur les serveurs de l’entreprise.

Facilité d’utilisation

L’interface utilisateur d’Alfresco est relativement simple et manque d’une partie de la navigation intuitive que nous recherchions dans notre examen. Il s’agit d’un système complexe avec beaucoup de profondeur, dont les aspects les plus nuancés prendront probablement un certain temps aux utilisateurs à maîtriser.

Comme de nombreux autres systèmes de gestion de documents, Alfresco affiche une arborescence de dossiers sur le côté gauche du tableau de bord. Pour le contenu qui est déjà dans le système, la navigation fonctionne un peu comme Windows, il est donc facile de trouver des documents existants.

En haut de l’interface se trouvent des onglets pour Accueil, Mes fichiers, Fichiers partagés, Sites, Tâches, Personnes, Référentiel et Outils d’administration. Ces onglets naviguent vers des fenêtres distinctes au sein du système. Cela peut prendre un certain temps pour s’habituer, par rapport aux systèmes de gestion de documents qui naviguent principalement via un tableau de bord central. L’onglet Référentiel est l’endroit où les utilisateurs ajoutent du contenu au système et déterminent comment il sera organisé.

Malgré la courbe d’apprentissage, Alfresco possède quelques fonctionnalités utiles qui simplifient la création de contenu. Par exemple, son intégration à Google Docs permet aux utilisateurs de créer de nouveaux documents directement via la plate-forme d’Alfresco plutôt que de télécharger des documents existants depuis l’extérieur du système. Les intégrations facilitent le travail au sein d’Alfresco sans jamais quitter le logiciel. Vous pouvez également télécharger ces documents directement sous forme de fichiers Microsoft Office depuis Alfresco.

Caractéristiques

Alfresco Content Services offre certaines des fonctionnalités les plus utiles que nous recherchions dans un système de gestion de documents, notamment la reconnaissance optique de caractères (OCR) lors de la numérisation de nouveaux documents et des outils d’indexation qui aident les utilisateurs à classer et organiser les documents de manière appropriée.

Alfresco comprend également des modèles personnalisés, qui permettent la création de structures de dossiers modèles faciles à dupliquer. Cette fonction est utile pour établir des flux de travail standardisés qui correspondent aux préférences de votre équipe et à la culture du lieu de travail, en gardant les documents organisés de manière universellement reconnaissable.

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Comme les autres principaux systèmes de gestion de documents que nous avons examinés, Alfresco dispose d’un outil de métadonnées de contenu robuste, qui permet aux utilisateurs de marquer tous les fichiers avec des étiquettes d’identification que les autres membres de votre équipe peuvent facilement rechercher. L’ajout de mots-clés, de catégories et de descriptions aux documents facilite leur recherche. Les administrateurs peuvent également définir des règles pour certains documents, en appliquant automatiquement les métadonnées appropriées aux fichiers en fonction de certains déclencheurs.

Une fois les métadonnées appliquées à un document, les membres de l’équipe peuvent utiliser la fonction de recherche pour le localiser et y accéder. La fonction de recherche comprend un champ pour les mots-clés, le nom du fichier, le titre du document, la description et la date de téléchargement.

Tarification

Les produits et services Alfresco font partie d’une plate-forme commerciale numérique plus large, mais peuvent être achetés individuellement. Le prix du système de gestion de documents Alfresco est basé sur la taille de votre entreprise et l’étendue des services dont vous avez besoin.

La société propose trois niveaux différents dont le prix varie en fonction de vos besoins.

  • Édition de démarrage : Cette version prend en charge jusqu’à 100 utilisateurs nommés. Il peut s’intégrer à Microsoft Outlook, à la gestion des enregistrements et à Salesforce CRM.
  • Edition commerciale: Cette version prend en charge jusqu’à 300 utilisateurs nommés, avec la possibilité d’en ajouter d’autres. Il prend en charge les mêmes modules complémentaires que l’édition Starter, ainsi que l’outil de gestion des médias d’Alfresco, le moteur de transformation de documents et le moteur de transformation des médias.
  • Edition pour entreprise: Cette version prend en charge jusqu’à 1 000 utilisateurs nommés, avec la possibilité d’en ajouter d’autres. Il prend en charge les mêmes modules complémentaires que l’édition Business, ainsi que le moteur d’indexation et les outils de chiffrement de contenu d’Alfresco.

Pour obtenir un devis unique pour votre entreprise, contactez le service commercial Alfresco avec vos besoins spécifiques.

Service Clients

Notre expérience de service client avec Alfresco a été positive. Le chat en direct et le représentant par téléphone de l’entreprise nous ont guidés à travers le produit, clarifiant les points que nous avons trouvés dans la documentation de l’entreprise. Après l’appel, ils nous ont transmis des liens vers des ressources supplémentaires pour en savoir plus sur Alfresco Content Services. Nous n’avons pas été poussés à prendre une décision d’achat immédiatement, et le représentant au téléphone est resté engagé lorsque nous avons expliqué que nous testions simplement le marché à ce stade pour voir ce qui pourrait convenir à notre société hypothétique.

Alfresco nécessite un abonnement au support client, comme beaucoup d’autres fournisseurs de systèmes de gestion de documents que nous avons examinés. L’abonnement annuel comprend un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 au portail d’assistance d’Alfresco et à des documents autoguidés, ainsi qu’une assistance en ligne, par e-mail et par téléphone.

Limites

Il y a un peu de courbe d’apprentissage pour devenir vraiment à l’aise avec toutes les fonctionnalités disponibles. Il faut un peu de pratique et de formation pour tirer le meilleur parti des outils de collaboration et des fonctions d’automatisation du flux de travail, telles que les règles de métadonnées. Cependant, une fois que les utilisateurs maîtrisent le logiciel, les fonctionnalités de collaboration d’Alfresco sont très efficaces.

Une autre limitation potentielle est la tarification du système. Les prix fluctuent en fonction de la taille de votre entreprise et de l’étendue de vos besoins, et nous n’avons pas été en mesure d’obtenir un devis approximatif du service commercial avec les informations limitées que nous pouvions offrir sur notre activité hypothétique. La société propose cependant un essai gratuit de 14 jours de sa version basée sur le cloud, vous permettant de déterminer ce que vous obtiendrez pour le prix indiqué avant de décider si cela vaut la peine d’acheter.

Prêt à choisir un système de gestion de documents ? Voici une ventilation de notre couverture complète :

Note de l’éditeur : Vous recherchez un système de gestion de documents pour votre entreprise ? Pour vous aider à choisir celui qui vous convient, utilisez le questionnaire ci-dessous pour que notre site partenaire BuyerZone vous fournisse gratuitement des informations sur une variété de fournisseurs :

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