Pourquoi FileHold Express ?

Les petites entreprises n’ont pas le temps de mettre en œuvre des logiciels ardus ou de gérer des programmes de formation fastidieux. De plus, le coût est une préoccupation pour de nombreuses petites entreprises. En ce qui concerne les logiciels de gestion de documents, la facilité d’utilisation et un prix raisonnable sont les principaux besoins d’une petite entreprise allégée. C’est pourquoi nous avons choisi FileHold Express comme notre meilleur système de gestion de documents pour les petites entreprises.

FileHold Express offre une interface intuitive qui imite la structure de classement familière de Windows, ce qui permet aux employés d’apprendre rapidement le logiciel sans formation intensive. Il existe également un essai gratuit complet de 10 jours du logiciel afin que vous et votre personnel puissiez évaluer l’application et voir par vous-même comment cela fonctionne et dans quelle mesure il sera compatible avec votre petite entreprise avant de l’acheter. L’essai gratuit ne vous oblige pas à fournir des informations de carte de crédit et se termine automatiquement une fois la période d’essai expirée.

Note de l’éditeur : Vous recherchez un système de gestion de documents pour votre entreprise ? Pour vous aider à choisir celui qui vous convient, utilisez le questionnaire ci-dessous pour que notre site partenaire BuyerZone vous fournisse gratuitement des informations sur une variété de fournisseurs :

Facilité d’utilisation

L’un des points forts de FileHold Express est sa facilité d’utilisation. Pour la plupart des utilisateurs, il est facile de démarrer car l’interface est organisée de la même manière que les programmes auxquels ils sont probablement déjà habitués. La structure de classement est basée sur le même système utilisé par Windows, ce qui se traduit par une arborescence d’armoires, de tiroirs, de dossiers et de sous-dossiers pliables et faciles à naviguer. Il faut peu de temps pour s’habituer au logiciel, ce qui rend superflus les programmes de formation chronophages ou coûteux.

Cette arborescence de dossiers permet d’organiser les choses sur l’interface utilisateur. De nombreux systèmes de gestion de documents deviennent rapidement encombrés d’écrans et de fenêtres contextuelles, mais FileHold Express reste concentré sur la bibliothèque de documents. Votre bibliothèque apparaît sur le côté gauche de l’interface utilisateur. Ce tableau de bord central est l’endroit où se déroulent toutes vos activités de gestion de documents, y compris le classement, la recherche et la révision de vos documents. Cela rend la navigation facile, nécessitant peu de clics et éliminant le besoin de basculer entre plusieurs écrans.

Au-dessus de la bibliothèque se trouve un dossier MyFileHold, qui contient des armoires et des tiroirs pour vos documents, notifications et alertes les plus fréquemment utilisés, les documents récemment consultés et les documents récemment ajoutés. Cette fonctionnalité offre un moyen d’accéder rapidement aux documents qui sont fréquemment nécessaires ou qui ont récemment été consultés ou modifiés.

Similaire  4 défis de gestion de la performance des employés et comment les résoudre

Vous pouvez déposer des documents dans le système de plusieurs façons. Vous pouvez faire glisser et déposer des fichiers déjà enregistrés sur votre ordinateur ou votre réseau. Une autre option consiste à numériser des documents directement dans le système. L’intégration de Microsoft Office vous permet d’ajouter des documents sur lesquels vous travaillez dans Word, Excel, Outlook ou PowerPoint en un clic.

Une fois dans le système, les utilisateurs définissent les attributs de métadonnées d’un document et choisissent l’emplacement où il doit être classé. FileHold propose de nombreux attributs à ajouter à un fichier, ce qui facilite sa localisation à l’aide de la fonction de recherche. Par exemple, les attributs des factures peuvent inclure le client auquel la facture est destinée et la date à laquelle elle doit être payée, tandis qu’une brochure peut avoir des propriétés telles que qui l’a créée et quand elle a été ajoutée au système.

FileHold offre plusieurs moyens simples de trouver rapidement des documents. L’option la plus simple consiste à saisir des mots clés ou des phrases relatives au document en question dans la barre de recherche principale, qui est similaire à la barre de recherche Google. Cela recherche toute la bibliothèque de fichiers. Cependant, au lieu de ne ramener que les documents avec le libellé exact que vous avez recherché, cette option renvoie des résultats qui incluent des synonymes, des mots dérivés et des mots étroitement associés à vos termes de recherche d’origine. Lorsque les résultats sont renvoyés, vous pouvez cliquer sur un fichier et une zone d’aperçu met en évidence les mots que vous recherchiez, afin que vous puissiez voir rapidement s’il s’agit du document dont vous avez besoin.

Vous pouvez également effectuer des recherches avancées qui vous permettent de rechercher des fichiers en fonction des attributs de métadonnées, ce qui est particulièrement utile si vous maintenez une politique de métadonnées détaillée dans le système.

Caractéristiques

Les fonctionnalités de FileHold Express fonctionnent ensemble de manière transparente sans compliquer le système ni dérouter les utilisateurs.

Le moteur de recherche intégré permet de naviguer rapidement et facilement vers des documents spécifiques. La fonction de recherche permet aux utilisateurs de rechercher soit le nom du fichier, soit les métadonnées, soit les deux. Les utilisateurs peuvent rechercher des archives de documents ou les exclure de la recherche s’ils interrogent uniquement des documents actifs. En outre, vous pouvez personnaliser votre recherche pour inclure toutes les versions des documents ou uniquement la dernière version.

Similaire  80 % des propriétaires de petites entreprises ont besoin de plus d'aide de la part du gouvernement local

Pour les équipes qui travaillent sur des documents, FileHold Express offre un certain nombre de fonctionnalités pratiques. Les outils incluent une fonction d’archivage et d’extraction qui empêche plus d’une personne de travailler sur le même document en même temps. Vous pouvez également définir des alertes qui informent automatiquement vos collègues lorsque des documents sont disponibles (archivés) et indisponibles (extraits) ou lorsque des modifications sont apportées aux fichiers. Le logiciel enregistre un journal de tous ceux qui accèdent à chaque fichier et quand ils le font, et les travailleurs peuvent consulter les versions précédentes des documents après que des modifications ont été apportées.

Le système dispose d’un système d’autorisations robuste qui permet aux administrateurs de restreindre l’accès des utilisateurs aux seuls documents qui les concernent dans leurs rôles professionnels. Il existe 11 rôles de sécurité que vous pouvez définir pour les documents, et chaque rôle varie en fonction de ce que l’individu peut accéder ou modifier dans le système. À une extrémité du spectre, il y a un statut en lecture seule et à l’autre extrémité, vous pouvez accorder l’accès à l’administrateur système. Des paramètres d’autorisation personnalisés peuvent également être créés pour chaque armoire, tiroir, dossier et même des fichiers individuels.

Les autres fonctionnalités standard incluent un calendrier qui assure le suivi des tâches non terminées, la possibilité de lier virtuellement des fichiers dans le système et un logiciel de numérisation avec reconnaissance optique de caractères (OCR) qui convertit automatiquement le texte des documents papier dactylographiés en données modifiables et interrogeables.

FileHold Express offre des fonctionnalités premium à un coût supplémentaire, notamment des capacités de flux de travail, la possibilité de créer des comptes invités pour les utilisateurs en lecture seule et une fonctionnalité de signature électronique.

Tarification

Le coût exact par licence de FileHold Express varie en fonction de la taille de votre organisation et de l’étendue de vos besoins. Cependant, le modèle de tarification de l’entreprise offre aux clients plusieurs modes de paiement, y compris des méthodes conçues pour s’adapter aux petites entreprises. Une option est de 24 mois de financement sans intérêt (ou plus selon le nombre d’utilisateurs dont vous avez besoin) et une option d’abonnement mensuel pour les entreprises de sept utilisateurs ou plus.

FileHold Express peut également être acheté avec un simple paiement de licence unique. Les mises à jour logicielles et le support technique continus nécessitent des frais de renouvellement d’abonnement annuels de 20 % du coût de la licence d’origine chaque année après la première année de service.

FileHold Express est destiné à entre cinq et 20 utilisateurs, ce qui correspond à la gamme moyenne d’utilisateurs pour de nombreuses petites entreprises en croissance. Si vous prévoyez de passer à l’échelle dans un avenir proche, les licences FileHold Express peuvent être facilement converties en licences FileHold Enterprise, ce qui signifie que vous pouvez commencer en toute sécurité avec Express, puis effectuer une mise à niveau au besoin sans transition coûteuse ou difficile vers une solution complètement différente. Plate-forme.

Similaire  Quand choisir l'entreprise individuelle | Petite entreprise

Service Clients

Nous avons été très satisfaits du service client que nous avons reçu de FileHold. La meilleure façon d’atteindre le support est par e-mail, cependant, ce qui pourrait être un obstacle mineur. Cependant, la réponse par e-mail a été rapide en fonction de notre expérience. Le représentant FileHold a répondu à toutes nos questions en détail, avec des liens vers le site Web avec des informations supplémentaires.

Une fois que votre système est opérationnel, vous pouvez contacter l’équipe de support client de FileHold par e-mail ou en soumettant un ticket d’aide en ligne. Malheureusement, le service téléphonique n’est pas une option. Il existe également de nombreuses ressources sur le site Web de l’entreprise, y compris une série de guides d’utilisation. De plus, le logiciel comprend un accès intégré aux guides d’aide.

Limites

FileHold Express est disponible à la fois sur une version cloud et sur site, mais la version cloud nécessite un hôte tiers. Cela signifie que FileHold n’est pas l’organisation qui stocke et gère vos données, vous devez donc faire confiance au tiers sélectionné par vous ou FileHold lors du processus de configuration. Si vous optez pour une solution sur site, vous avez besoin de votre propre serveur et d’un expert informatique sur place pour le maintenir, ce qui peut entraîner des coûts supplémentaires prohibitifs pour de nombreuses petites entreprises.

Une autre lacune possible est que le support client n’est disponible que par e-mail et en ligne. Même si nous avons reçu une réponse extrêmement rapide lorsque nous avons envoyé un e-mail, certaines entreprises pourraient être désactivées en ne pouvant pas appeler à l’aide.

Il est également important de noter que le système sur site n’est pas compatible avec les ordinateurs Mac. Si votre bureau est basé sur Mac, vous aurez besoin de la version du navigateur Web basée sur le cloud. Pour une solution sur site pour Mac, vous devrez examiner une autre application.

Prêt à choisir un système de gestion de documents ? Voici une ventilation de notre couverture complète :

Reportage supplémentaire de Chad Brooks et Andreas Rivera

Note de l’éditeur : Vous recherchez un système de gestion de documents pour votre entreprise ? Pour vous aider à choisir celui qui vous convient, utilisez le questionnaire ci-dessous pour que notre site partenaire BuyerZone vous fournisse gratuitement des informations sur une variété de fournisseurs :