Quatre facteurs à considérer avant d’embaucher des télétravailleurs

Par Josh Garber, avocat de l’emploi d’UpCounsel

L’un des changements les plus notables sur le lieu de travail ces dernières années a été une augmentation spectaculaire du travail à distance et des équipes distribuées.

Selon une étude récente de Gallup, 43 % des Américains employés passent au moins un certain temps à travailler à distance, 3,9 millions d’Américains travaillant à domicile au moins la moitié de la semaine.

Globalement, les chiffres sont encore plus stupéfiants. Selon une récente étude d’employés à temps plein situés dans le monde entier, 70 % travaillent à distance au moins un jour par semaine, tandis que 53 % travaillent à distance pendant au moins la moitié de la semaine.

Les entreprises peuvent bénéficier à bien des égards de l’embauche d’équipes réparties, notamment en économisant de l’argent sur le loyer, en ayant un bassin accru de talents à partir duquel embaucher et en étant en mesure d’attirer des travailleurs qui apprécient ce type de flexibilité.

Avant d’embaucher une équipe à distance, voici 4 facteurs que les entreprises doivent prendre en compte avant d’embaucher des travailleurs à distance.

1) Lois nationales et locales sur l’emploi

En règle générale, lorsqu’une entreprise embauche un employé distant aux États-Unis, l’entreprise doit se conformer aux lois sur l’emploi locales et nationales de l’État où se trouve l’employé distant. Ainsi, par exemple, si une entreprise basée au Texas souhaitait embaucher un travailleur à distance à Los Angeles, l’entreprise voudrait s’assurer (entre autres) qu’il :

  • Classer correctement l’employé en vertu du droit du travail californien ;
  • Fourni des congés de maladie payés conformément à l’ordonnance sur les congés de maladie payés de Los Angeles ;
  • Avait mis en place une politique anti-harcèlement conforme à la loi californienne ;
  • Fourni des pauses et des heures supplémentaires conformément à la loi californienne ;
  • Payé un salaire conforme à l’exigence de salaire minimum de Los Angeles ; et
  • Examen de toutes les dispositions de non-concurrence ou de non-sollicitation avec une expérience d’avocat en droit du travail californien
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Dans l’exemple ci-dessus, il ne suffirait pas que l’employeur se conforme uniquement à la loi californienne – l’entreprise devrait également se conformer aux lois sur les congés de maladie payés et le salaire minimum de Los Angeles, qui sont toutes deux plus strictes que les lois de l’État de Californie.

Par conséquent, même pour les postes où les individus pourraient théoriquement travailler de n’importe où, les entreprises devraient toujours tenir compte de la ville et de l’état dans lequel se trouve l’employé. De plus, les entreprises devraient envisager d’adopter une disposition dans leur contrat de travail qui oblige un employé à distance à alerter l’entreprise. avant qu’ils ne bougent.

2) Culture.

Les entreprises bénéficient de la création d’un environnement où les travailleurs s’épanouissent. Et tandis que le travail à distance devient de plus en plus courant, une étude récente a révélé que 62 % des employés préfèrent travailler dans un bureau. Étonnamment peut-être, le taux était encore plus élevé chez les jeunes travailleurs (âgés de 18 à 24 ans), 65 % préférant travailler dans un bureau.

En plus du fait que certains travailleurs préfèrent un environnement de bureau, un manque d’interactions en personne peut rendre plus difficile l’inculcation des valeurs de l’entreprise aux employés et peut parfois amener les travailleurs à se sentir déconnectés de leur employeur.

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Lorsque les réunions en personne ne sont pas toujours possibles pour les équipes distantes, Harvard Business Review recommande d’avoir un « refroidisseur d’eau virtuel » dans le but d’établir la confiance et de favoriser l’engagement pendant une plus longue période en reconnaissant les employés comme des êtres humains, en apprenant à connaître leur vie en dehors du bureau et établir la confiance.

3) Rémunération et avantages sociaux.

Les entreprises doivent tenir compte de l’emplacement d’un employé lorsqu’elles déterminent le montant à payer à l’employé. Par exemple, une offre considérée comme raisonnable dans un État à faible coût de la vie, comme le Mississippi, pourrait ne pas être réalisable pour un employé basé à Hawaï.

Il peut en être de même pour les avantages sociaux, y compris les congés payés. Par exemple, si une entreprise cherche à embaucher un travailleur à distance dans la Bay Area, elle devra peut-être offrir plus de temps libre à ce travailleur qu’elle ne le ferait pour un employé situé en Arizona, car des forfaits vacances généreux sont assez courants dans la Silicon Valley. .

Les entreprises voudront s’assurer que leur offre est compétitive par rapport au marché local, à la fois pour amener le travailleur à distance à accepter l’offre d’emploi et pour le garder dans l’entreprise lorsqu’une autre entreprise essaie de le débaucher.

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4) Dépenses commerciales imprévues.

Certains États commencent à sévir contre les employeurs qui utilisent le travail à distance pour transférer leurs dépenses d’exploitation à leurs employés.

L’article 2802 du Code du travail de Californie, par exemple, exige qu’un employeur « indemnise son employé pour toutes les dépenses ou pertes nécessaires encourues par l’employé en conséquence directe de l’exercice de ses fonctions ». Dans Cochran c. Schwan’s Home Services, la Cour d’appel de Californie s’est appuyée sur cette disposition du Code du travail dans sa décision selon laquelle les employeurs ne peuvent éviter de payer les dépenses professionnelles d’un employé en affirmant qu’un employé n’a engagé aucun coût marginal dans l’exécution du travail à distance. En bref, cela signifie que les entreprises peuvent être responsables du paiement des factures de téléphone portable, d’Internet et d’espace de coworking pour leurs employés.

Par conséquent, les entreprises devraient envisager de consulter un avocat expérimenté en droit du travail ou un professionnel des ressources humaines avant de déterminer les dépenses professionnelles à couvrir avant de faire une offre à un employé distant.

Conclusion

Alors que le travail à distance devient de plus en plus répandu, il soulève des problèmes uniques de droit du travail qui devraient être pris en compte par toute entreprise avant de décider d’embaucher une équipe distribuée.

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