Qu’est-ce qu’une période de paie ? (Plus comment en choisir un)

Par l’équipe éditoriale d’Indeed

2 avril 2022

La fréquence d’un calendrier de paiement, ou d’une période de paie, peut dépendre de différentes variables sur le lieu de travail. Cela peut prendre la forme d’avantages qu’une entreprise offre à ses employés ou de déductions exigées par la législation fédérale ou locale. Comprendre toutes ces variables peut vous aider à prendre une meilleure décision sur la fréquence à laquelle vous devriez payer les employés. Dans cet article, nous discutons des périodes de paie et expliquons comment déterminer celle qui convient le mieux à une entreprise.

Qu’est-ce qu’une période de paie ?

Une période de paie est la période qui détermine la fréquence à laquelle les employés reçoivent un paiement pour leur travail. Cela peut inclure la durée pendant laquelle vous suivez et enregistrez les heures de travail d’un employé. Une période de paie a généralement un calendrier récurrent qui garantit que les employés reçoivent des chèques de paie cohérents et prévisibles.

Quelle est la différence entre une période de paie et un jour de paie?

Une période de paie est un rapport qui contient des informations qui détaillent exactement le montant qu’un employé reçoit sur son chèque de paie au cours d’un cycle de paie donné. Cela peut inclure les heures travaillées, les avantages sociaux inclus et les impôts déduits. Le jour de paie est la date à laquelle un employé reçoit son salaire, qui peut être jusqu’à deux semaines avant la date d’une période de paie.

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Différents types de périodes de paie

Voici différents types de périodes de paie normalisées et leur fréquence de versement :

  • Du quotidien: Les employés reçoivent leur salaire une fois par jour. Cela conduit à un maximum de 365 périodes de paie par an.

  • Hebdomadaire: Les employés reçoivent leur salaire une fois par semaine. Cela conduit à environ 52 périodes de paie par an.

  • Bihebdomadaire: Les employés reçoivent leur salaire une fois toutes les deux semaines. Cela peut conduire à environ 26 périodes de paie par an.

  • Mensuel: Les employés reçoivent leur salaire une fois par mois civil. Cela peut conduire à 12 périodes de paie par an.

  • Semi-mensuelle: Les employés reçoivent leur salaire deux fois par mois civil. Cela peut conduire à 24 périodes de paie par an.

  • Trimestriel: Les employés reçoivent leur salaire une fois par trimestre civil. Cela peut conduire à quatre paies par an.

Comment choisir un type de période de paie

Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous décidez comment choisir un calendrier de périodes de paie spécifique :

1. Considérez le salaire brut

Le salaire brut est le nombre de salaires qui figureront sur chaque chèque de paie avant déductions. Ces déductions peuvent inclure les impôts fédéraux ainsi que les cotisations aux avantages comme l’assurance et la retraite. Comprendre le salaire brut peut vous aider à déterminer quelle période de paie est appropriée, car les montants des retenues peuvent changer en fonction de la fréquence de paie.

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2. Tenez compte des années bissextiles

L’année bissextile est un phénomène dans lequel vous ajoutez un jour à l’année civile pour synchroniser avec la rotation de la Terre. Cela signifie que si vous décidez d’un horaire hebdomadaire ou bihebdomadaire, vous pourriez vous retrouver avec une période de paie de plus tous les quatre ans. Si vous choisissez un format de salaire pour les salaires, vous devrez peut-être faire des ajustements pour éviter les trop-perçus.

3. Choisissez un service de paie

Divers services de paie sont disponibles pour vous aider à organiser et à automatiser le processus des périodes de paie. Ces systèmes en ligne peuvent avoir différentes fonctionnalités disponibles. Vous pouvez tenir compte de ces facteurs lorsque vous décidez de la fréquence de paiement des employés.

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4. Apprenez les lois du travail

Il existe des lois fédérales et étatiques que vous pouvez prendre en compte pour déterminer la période de paie à utiliser. Certaines lois d’État contiennent des réglementations qui changent en fonction du secteur d’activité d’une entreprise, de l’influence de l’IRS et de la protection des employés. Vous pouvez vérifier auprès du département du travail de votre état pour mieux comprendre les réglementations susceptibles d’affecter votre période de paie.

5. Considérez le type de salaire

Il existe différents formats de rémunération que vous pouvez prendre en compte lorsqu’il s’agit de choisir le format de période de paie. Cela peut inclure des options telles que l’horaire, le salaire et la commission. Les employés horaires et à commission peuvent préférer des périodes de paie plus fréquentes, tandis que les employés salariés peuvent mieux bénéficier de jours fixes dans un mois.

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6. Pensez aux heures supplémentaires

Si les employés sont éligibles aux heures supplémentaires, vous devrez peut-être réfléchir à la manière de suivre et de calculer la rémunération des heures supplémentaires. Selon l’endroit où vous travaillez, il peut y avoir des réglementations du travail en place pour affecter le montant de la rémunération des heures supplémentaires et le moment où vous pouvez l’appliquer à une période de paie. Vous pouvez vérifier auprès des ressources humaines pour obtenir plus d’informations sur les ajustements des heures supplémentaires.

7. Tenez compte des besoins des employés

Opter pour des périodes de paie plus fréquentes peut augmenter la satisfaction des employés, mais peut également augmenter les coûts salariaux. Certaines lois du travail peuvent également permettre à un employé de choisir sa fréquence de paie. En tenir compte peut vous aider à choisir une période de paie qui permet d’atteindre un juste équilibre entre la satisfaction et les coûts.

8. Considérez l’industrie de l’entreprise

Il y a diverses questions à considérer lors de l’application d’une fréquence de période de paie à une entreprise. Considérez s’il y a des périodes spécifiques qui sont plus chargées que d’autres et comment elles peuvent influencer les flux de trésorerie. Vous pouvez également tenir compte des normes de l’industrie et de leur incidence sur votre calendrier de paie.

9. Tenir compte des implications comptables

La fréquence de votre période de paie peut augmenter ou diminuer le travail que les RH peuvent avoir à faire en termes de rémunération salariale. Les périodes de paie avec des dates spécifiées peuvent créer moins de demande de comptabilité, car ils n’ont pas à prêter une attention aussi particulière aux dates.

10. Considérez les avantages

Il existe une variété d’avantages que vous pouvez offrir aux employés, comme l’assurance maladie, l’invalidité et les régimes de retraite. Vous pouvez compter ces avantages comme des déductions ou des compensations que vous ajoutez au salaire brut. Le calcul de ceux-ci en paiements peut vous aider à déterminer une période de paie appropriée pour un équilibre entre la rémunération et les coûts salariaux.

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11. Envisagez FLSA

Le Fair Labor Standards Act (FLSA) est une loi du travail des États-Unis qui inclut des droits tels que le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires et les restrictions horaires. Il peut également inclure d’autres lois concernant les accords entre employés et employeurs. Comprendre FLSA peut vous aider à déterminer quelle période de paie est appropriée pour une entreprise.

12. Rechercher un comptable

L’embauche d’un comptable peut vous donner un contexte et des informations supplémentaires qui peuvent influencer les périodes de paie. Ils peuvent vous aider à créer, émettre et maintenir une documentation de paie appropriée, comme la paie des employés, les commissions et les avantages sociaux. Ils peuvent également s’assurer que toutes les informations sont exactes et qu’elles respectent les lois fédérales et étatiques.

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