Votre guide pour l’édition collaborative de documents avec Google Docs

Chez Mojo, nous nous appuyons sur des outils de collaboration et des applications de productivité pour en faire plus tout au long de la journée. Nous utilisons une variété d’applications comme Basecamp, Pivotal, lâche, et Boîte de dépôt pour communiquer et partager des fichiers, des notes et des tâches. Mais qu’en est-il de l’édition collaborative de documents ? Nous avons ce qu’il vous faut avec ce tutoriel détaillé.

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Nous utilisons Google Workspace (anciennement GSuite, alias Google Apps) et l’une de nos applications préférées est Google Docs. Dans le cadre de la suite d’applications, Google Docs est une application de traitement de texte pour les équipes et vous permet de créer et de gérer des documents en ligne très facilement.

Alors, pourquoi voudriez-vous utiliser Google Docs ?

Simple: collaboration. Je suis sûr que vous avez déjà expérimenté le processus maladroit et frustrant d’édition d’un document Word par e-mail entre une ou plusieurs personnes. Suivre les modifications, transférer le fichier dans un e-mail, accepter les modifications, réviser, renvoyer un e-mail… etc. Qui possède la version la plus récente ? est la version la plus récente ? D’après mon expérience, c’est le contraire d’un processus rationalisé.

Google Docs élimine ces frustrations et ajoute des fonctionnalités de collaboration vraiment intéressantes que Word n’a tout simplement pas, comme les commentaires en temps réel – mais nous y reviendrons dans une minute.

Mais, nous savons par expérience que tout le monde n’est pas à bord de ce train. Travailler dans un Google Doc est encore peu familier à beaucoup de gens.

Un problème auquel nous nous heurtons est de savoir comment inviter quelqu’un pour modifier un document Google, et s’assurer que la personne à qui nous demandons sait comment le modifier. C’est arrivé plusieurs fois – nous envoyons un Google Doc à quelqu’un (accessible par un lien) uniquement pour qu’il l’enregistre ou le colle dans un document Word et nous le renvoie avec ses modifications. Cela va à l’encontre de l’objectif de la collaboration sur les documents, mais cela se produit parce que le destinataire n’est tout simplement pas familiarisé avec le fonctionnement d’un document Google.

Dans cet article, nous verrons comment créer un document, comment inviter quelqu’un à modifier un document Google et toutes les étapes intermédiaires.

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Comment créer un document Google

Pour créer un document, vous vous rendez d’abord dans votre interface Google Drive. Drive est l’endroit où tous vos documents G Suite sont stockés. Une fois que vous êtes connecté avec votre compte Google (via Gmail ou votre compte Google Apps for business), vous pouvez accéder à vos applications de plusieurs manières, mais un moyen simple consiste à trouver cette icône en haut de votre écran.

exemple de lecteur

Cliquez sur « Drive » et vous verrez une liste de tous vos documents actuels. Si vous n’en avez pas créé, l’écran n’aura aucun document.

Pour créer un nouveau document, cliquez sur le bouton « Créer » et vous verrez quelques options :

Nouveau-doc

Drive dispose d’outils de gestion de fichiers familiers, comme ajouter un nouveau dossier ou télécharger un dossier entier. À partir de là, vous pouvez créer un nouveau document. Vous pouvez également créer une nouvelle feuille de calcul (Sheets, similaire à Excel) ou une nouvelle présentation (Slides, similaire à PowerPoint), mais nous nous en tiendrons à un document standard pour le moment.

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Une fois que vous avez créé un nouveau document, vous verrez une page vierge avec un ensemble standard d’outils de traitement de texte en haut.

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La première chose que vous voudrez faire est de nommer votre doc. Pour ce faire, cliquez sur les mots « Document sans titre » en haut et donnez-lui un nouveau nom. Notez qu’il enregistre automatiquement au fur et à mesure.

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Vous êtes maintenant prêt à écrire ! Vous pouvez traiter cela comme un document Word normal. Tapez et formatez.

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De plus, votre document est stocké dans le cloud, ce qui signifie que vous n’avez pas à vous soucier de l’enregistrer sur votre ordinateur ou de le perdre. Il enregistre automatiquement en continu, donc tout ce que vous avez à faire pour y revenir est d’ouvrir votre navigateur Web, d’accéder à votre Google Drive et de cliquer dessus. Facile!

Collaboration

Maintenant que vous avez créé un document, il est temps de voir où Google Docs brille vraiment. Mettons en place un scénario qui pourrait vous être familier. Vous travaillez sur un document qui nécessite des commentaires et des commentaires d’autres personnes de votre bureau. Vous créez donc un rapport sous forme de document Word et l’envoyez par e-mail à un groupe de quatre autres personnes avec la note : « Veuillez me donner vos modifications ». Chaque personne prend ensuite des notes et des modifications dans le document et le renvoie par e-mail. Vous avez maintenant cinq versions différentes que vous devez regrouper en une seule. Pouah!

Un Google Doc élimine ce mal de tête. Tout ce que vous auriez à faire est de « partager » le document avec vos collègues et de leur demander d’apporter leurs modifications directement dans le même document. Vous travaillez maintenant sur une document au lieu de 5 documents différents.

Pour cela, cliquez sur le bouton « Partager » en haut à droite.

partage d'écran

Vous verrez l’écran de partage, qui présente de nombreuses options. Nous allons passer en revue quelques-unes de nos options sur actions les plus fréquemment utilisées.

1. Partagez avec des personnes extérieures à votre entreprise

Obtenez un lien partageable : Voici une astuce qui vous fera gagner une tonne de temps, sans parler des larmes et des maux de tête. Si vous avez besoin de partager ce document avec une personne extérieure à votre entreprise, qui peut ou non avoir un compte Google, c’est ici qu’il faut aller. Cliquez sur « obtenir un lien partageable ».

partagerEnsuite, vous devrez sélectionner « Toute personne disposant du lien » et ci-dessous, vous pouvez sélectionner le niveau d’accès (peut afficher, modifier, etc.).

paramètres de partage

Maintenant, cliquez sur Enregistrer. Vous avez rendu le document accessible à toute personne disposant de ce lien particulier.

À présent, copier le lien et envoyer un e-mail à la personne ou au groupe avec qui vous souhaitez collaborer. Cette fonctionnalité est très pratique lorsque vous savez que quelqu’un n’utilise pas nécessairement Google Apps ou qu’il n’est pas habitué à se connecter pour accéder à un document Google.

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lien de partage

2. Partage limité pour une sécurité accrue

L’exemple ci-dessus permettrait à n’importe qui d’accéder à un document, à condition qu’il ait le lien. Si vous souhaitez partager un document avec une personne en particulier et que vous voulez vous assurer que personne d’autre ne peut y accéder, utilisez cette méthode. N’oubliez pas que vous pouvez avoir des problèmes à l’autre bout du fil si la personne que vous invitez n’a pas de compte Google joint à l’e-mail que vous envoyez.

Assurez-vous que le partage de lien est défini sur « Désactivé » et envoyez-le à des adresses e-mail particulières. Vous pouvez toujours contrôler les niveaux d’accès ici, ainsi qu’envoyer une invitation et un message personnel directement aux individus. Cliquez sur « Envoyer » et ils recevront une notification par e-mail.

spécifique au partage

Notez que si vous commencez à taper une adresse e-mail qui est déjà dans votre liste de contacts, elle se complétera automatiquement avec leur nom complet, vous pouvez donc simplement les sélectionner dans une liste comme vous pouvez le voir ci-dessus. Sinon, vous pouvez simplement saisir leur adresse e-mail complète. Séparez plusieurs adresses e-mail par une virgule.

Notez également que, par défaut, vous invitez des personnes à modifier le document, bien que vous puissiez modifier l’accès en vue uniquement. Si Modifier est sélectionné, cela signifie que les personnes que vous invitez pourront apporter des modifications. Cependant, ne vous inquiétez pas… vous pouvez toujours annuler leurs modifications (nous en reparlerons plus tard).

Qu’est-ce-qu’on fait maintenant? Eh bien, les personnes que vous avez invitées recevront désormais un e-mail avec un lien vers le document.

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Collaboration en temps réel dans Google Docs

Maintenant, ils peuvent simplement cliquer sur le lien pour accéder au document et le modifier directement en ligne. Alors, que signifie la collaboration en temps réel dans Google Docs ?

Voici la partie intéressante : ils peuvent apporter toutes les modifications qu’ils souhaitent en même temps, et chaque version est suivie et enregistrée automatiquement. De plus, vous pouvez comparer et revenir à n’importe quelle version antérieure de votre choix. Les utilisateurs peuvent également ajouter des commentaires au document afin d’offrir des commentaires sans le modifier.

Pendant que les gens modifient le document, vous pouvez le voir en temps réel. Vous pourrez voir qui le regarde en fonction de son icône en haut à droite, et vous pourrez voir qui fait quoi en temps réel. Ici, vous pouvez voir qu’Amy est en train d’éditer, et dans la deuxième image ci-dessous, Amy est partie, mais maintenant Abby est dans le document. S’ils étaient tous les trois en même temps, les trois icônes apparaîtraient.

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Comment revenir en arrière et voir l’historique des révisions

Si vous souhaitez voir l’intégralité de l’historique des révisions du document, accédez au menu « Fichier » et choisissez « Voir l’historique des révisions ».

écran-choisir-historique-de-révisionEnsuite, vous pourrez suivre chaque changement. Vous verrez une liste de toutes les différentes versions avec les horodatages et qui a effectué les modifications.

Historique des révisions

Cliquer sur une version vous montrera cette version du document. Si vous souhaitez revenir à une version précédente, vous pouvez choisir de « restaurer » cette version.

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retour en arriere

C’est ce que je préfère dans Google Docs : la collaboration en temps réel et la possibilité de revenir à n’importe quelle version du document à tout moment.

Comme vous pouvez le constater, l’utilisation d’un Google Doc pour l’édition collaborative est un processus très efficace. Cela signifie que tout le monde n’édite qu’un seul document ; tout le monde voit toujours la dernière version ; et tous les changements et commentaires sont suivis et enregistrés. De plus, il peut être modifié à partir de tablettes et d’appareils mobiles pour encore plus de flexibilité.

Enregistrer dans différents formats

Vous ou vos collègues éditeurs pouvez télécharger une copie du document dans un autre format, tel que Word ou PDF, à tout moment. Allez dans Fichier et sélectionnez « Télécharger en tant que » pour exporter le document dans un autre format.

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Façons de collaborer avec Google Docs

Vous avez probablement une idée de toutes les façons dont vous pouvez utiliser cet outil, mais je souhaite partager quelques cas d’utilisation spécifiques tirés de notre expérience. Vous pouvez partager des documents au sein de votre propre organisation (via Google Apps) ou vous pouvez également partager des documents avec des personnes extérieures à votre organisation.

Voici quelques façons d’utiliser cet outil incroyable :

  • Recueillir des commentaires : Rédigez une note ou une politique dans votre bureau qui nécessite un retour d’information du groupe
  • Ordres du jour des réunions : Créez votre agenda et partagez le lien dans une invitation de calendrier pour la prochaine réunion
  • Comptes rendus des réunions: Prendre des notes pendant une réunion et partager des documents avec les participants
  • Données de l’équipe commerciale : Partagez une feuille de calcul Google avec votre équipe de vente et demandez-leur de la tenir à jour avec des statistiques
  • Collaboration de contenu d’équipe : Commencez par un aperçu, recueillez les commentaires de l’équipe et continuez à faire évoluer l’article que vous écrivez.
  • Planification du conseil ou du comité : Travail de groupe lors de la participation à des conseils et à des comités

Les possibilités sont infinies. Chaque fois que vous avez besoin de collaborer sur un document avec quelqu’un d’autre, il est fort probable que Google Doc soit l’outil dont vous avez besoin. Certains autres avantages incluent:

  • Compatibilité: Il fonctionne sur Mac, PC, iPad, mobile et sans logiciel requis
  • Stockage en ligne: Votre document est stocké dans le cloud, il est donc accessible partout et ne sera pas perdu.
  • Gain de temps : Beaucoup plus simple, car il n’est pas nécessaire d’envoyer des pièces jointes par e-mail

Chez SpinWeb, nous constatons que Google Docs est un excellent endroit pour conserver les éléments « en cours ». Nous ne le traitons pas comme un foyer permanent pour un médecin ; nous l’utilisons plutôt comme un flux de documents de travail qui peuvent éventuellement être exportés vers un emplacement plus permanent, comme Dropbox. C’est un endroit idéal pour collaborer et créer sans s’engager à enregistrer un tas de fichiers sur votre ordinateur.

J’espère que cela vous a donné une bonne introduction aux avantages de la collaboration avec Google Docs.

Image Crédit: dennizn / Shutterstock.com

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